Assistant de direction DGS H/F Ministère des Armées

Missions / Activités principales :

Placé(e) Sous l'autorité du directeur général des services, le/la titulaire du poste est chargé(e) de :

Au profit du DGS, des DGS adjoints et des responsables de division de la DGS :

1 Gérer l'agenda du directeur général des services et anticiper les échéances, assurer l'organisation et le suivi des réunions, organiser les déplacements (France, étranger) ainsi qu'apporter un appui aux directrices générales des services adjointes

2 Rédiger et mettre en forme des documents, réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et en assurer son archivage ;

3 Piloter le flux des documents électroniques à la signature du Directeur général des services qui assure les fonctions d'ordonnateur et de représentant du pouvoir adjudicateur par délégation de la directrice générale,

4 Assurer le soutien logistique (réservation de locaux, achat de fournitures) de l'activité du service,

5 Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (visiteurs),

Apporter un appui ponctuel aux responsables des divisions de la DGS, notamment :

1 Organiser des rendez-vous

2 Effectuer des commandes de matériel ou fournitures de bureau

Au profit de la direction générale, des services de la DGS et des autres directions et aux UFR de l'école :

1 Assurer l'intérim de la cheffe de cabinet du Directeur général délégué durant ses congés.

2 Assurer l'intérim de la gestionnaire financière et budgétaire de la DGS, durant les congés, pour la gestion des commandes et des certifications de services faits.

3 Contribuer à toute activité de la DGS en fonction des priorités retenues.

4 Assurer un appui sur des missions administratives et de gestion financière aux autres directions et aux unités de formation et de recherche de l'école, selon le besoin.

Missions / Activités annexes :

Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs.
Contribuer à la démarche RSE de l'Ecole dans le cadre de ses missions et de ses activités.

Connaissances :

- La connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche serait un plus sur ce poste

Savoir-faire :
- Utilisation des logiciels bureautiques courants
- Recueillir, traiter et transmettre des informations
- Savoir anticiper, planifier les actions.

Savoir être :

- Sens de l'organisation, méthode, réactivité, polyvalence
- Capacité d'écoute, esprit d'analyse et de synthèse
- Qualités relationnelles, discrétion, sens de la confidentialité

ENSTA