Assistant-e administratif-ve d'équipes de recherche (H/F) CENTRE INRIA DE LYON

A propos du centre :
Le centre Inria de Lyon est le 9ème centre de recherche Inria. Créé en janvier 2022, il regroupe environ 410 personnes au sein de 20 équipes de recherche et des services supports. Ses équipes sont localisées à Villeurbanne, Lyon Gerland, Lyon Bron et Saint-Etienne. Le centre est présent dans le logiciel, le calcul distribué/haute performance, les systèmes embarqués, le calcul quantique, la vie privée, ainsi que la santé et la biologie numériques.
Contexte et atouts du poste :
Le métier d'Assistant-e d'Equipes de Recherche (AER) est un atout central du modèle Inria. Interlocuteur-rice privilégié-e des équipes, l'AER travaille au sein du service d'appui (SAER) en relation étroite avec les chercheurs sur des activités budgétaires, contractuelles et RH. Membre permanent du SAER, l'AER est affecté-e à 2 ou 3 équipes. Vous êtes placé-e sous l'autorité hiérarchique de la Responsable des AER et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs d'équipes.
Mission confiée :
Votre rôle consiste à faciliter les activités administratives des équipes en assurant la coordination et la mise en œuvre des processus. Vous assurez l'interface de proximité avec les services partenaires. Vos activités couvrent les affaires générales, le budget, la finance, les contrats, l'accueil, la communication et l'événementiel, dans le respect des procédures Inria.
En savoir plus sur les missions et le périmètre du poste : https://www.youtube.com/watch?v=LjGnb2mJaWg
Principales activités :
-Assurer l'interface entre les chercheurs et les services administratifs, financiers, RH et de communication, en garantissant une coordination de qualité.
-Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils
-Garantir la bonne application des procédures
Gestion RH
-Participer au recrutement, préparer l'arrivée et l'intégration des nouveaux membres (permanents, non permanents, stagiaires).
-Informer, orienter et soutenir le personnel dans leurs démarches RH.
-Apporter un soutien administratif aux chercheurs, notamment dans l'accompagnement des doctorants, la diffusion d'informations pertinentes, et l'accueil des nouveaux membres de l'équipe
Gestion budgétaire, financière et contractuelle
Gérer les déplacements professionnels des scientifiques et des invités.
Établir les demandes d'achat et assurer le suivi du service fait.
Suivre, analyser et optimiser les budgets des projets (rôle d'alerte et de conseil, préparation des entretiens budgétaires).
Communication et relations extérieures
-Organiser la logistique des réunions, séminaires et événements scientifiques.
-Assurer une communication fluide et mettre à jour les sites web de l'équipe et des événements.
Compétences :
-Connaître la gestion budgétaire et les financements de la recherche.
-Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation.
-Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et de gestion.
-Maîtriser l'anglais écrit et oral (niveau B1 minimum).
-Aptitude au travail en équipe, communication, adaptation et sens du service (pédagogie, diplomatie).
-Autonomie, proactivité, réactivité et techniques de reporting.
Une formation adaptée est prévue à votre arrivée.
Avantages :
-Restauration subventionnée
-Transports publics remboursés partiellement
-Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
-Possibilité de télétravail (90 jours par an flottants) et aménagement du temps de travail
-Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
-Accès à la formation professionnelle
-Mutuelle et prévoyance avec participation employeur
Date de prise de fonction souhaitée : 2026-07-01