Ville de Valence - Assistant administratif à la "Cellule Administrative et Financière" (h/f) Valence Romans Agglo

La Cellule Administrative et Financière (CAF) relève de la Division Administrative qui rassemble l'ensemble des unités en charge des missions de soutien, d'accueil du public, mais aussi toutes les problématiques non-policières. La CAF est constituée de 3 agents de la filière administrative (ou technique), dont un responsable. En charge des lourdes missions administratives, financières et logistiques de la Direction, la cellule met en place des processus de gestion spécifiques, qu'elle confie à ses agents référents. La CAF constitue à la fois une "station d'aiguillage" de tous les éléments administratifs, financiers et logistiques arrivant à la DSPP, mais aussi un "organe de centralisation des processus s'y rapportant".

Missions de l'Assistant Administratif à la CAF

L'Assistant Administratif à la CAF prend à son compte les 3 missions centrales suivantes :

Les missions relevant de l'Administration générale :

o Traite les demandes externes arrivant à la DSPP, en vue de les ventiler à la Police Municipale ou la DA.

o En tant que « référent courriers » : réceptionne et assure le suivi des demandes et sollicitations internes (courriers réservés, numéros verts, …) en vue de les affecter à la DA ou la Police Municipale pour exécution.

o Transmet, corrige et classe les rapports de la Police Municipale

o Gère et assure le suivi des dossiers « haies débordantes » en coordination avec l'Unité du Domaine Public (gestion et rédaction des courriers, suivi des relances, intégration des réponses dans les logiciels spécifiques)

o Gère et assure le suivi des dossiers « chiens dangereux et catégorisés ».

o Rédige et/ou corrige les documents de forme et contenus divers selon les normes graphiques de la Collectivité, en assure la diffusion ainsi que le classement et l'archivage (courriers, courriers électroniques, tableaux de bord, planning, documents relatifs aux consultations et marchés publics, arrêtés à télétransmettre, etc.).

o Traite et diffuse l'information en appréhendant son caractère d'urgence et gère les supports de communication : panneaux d'affichage, mise sous pli, envoi de documents.

o Soutien les personnels de la Division Administrative et de la Direction sur les plans administratif et logistique (gestion des stocks et consommables).

o Réalise toutes les missions d'appui ordonnées par la hiérarchie.

Les missions comptables / financières :

o Emet des titres de recette dont la Direction a la compétence (Ivresse Publique et Manifeste, fourrières, vente d'alcool illicite, rodéos urbains, de dépôts d'immondices, etc…).

o Est en mesure de prendre en compte certaines missions de suivi du stationnement payant.

o Exécute en soutien, en cas d'absence d'agent CAF, certaines taches budgétaires telles que l'élaboration de bons de commande, la facturation, le suivi financier, etc.

Les missions relevant de l'accueil et de l'organisation logistique et technique de la Direction :

o Exécute les taches en lien avec la Direction et les différentes entités de la Police Municipale.

o Assure la gestion des photocopieurs de la Direction (suivi de la maintenance, approvisionnement en fournitures et cartouches d'encre).

o Aide à l'organisation logistique des temps forts de la Direction.

o Assure la réception et le rangement de certaines commandes de fournitures/équipements.

o Accueille, renseigne et oriente les différents interlocuteurs.

o Analyse les demandes, identifie les besoins, élabore les réponses adaptées (et/ou donne les 1 niveaux d'information) et fait le relais auprès des différents membres du service.

Techniques mises en œuvre :

o Connaissance de l'environnement professionnel (services, organisation et différents interlocuteurs).

o Techniques liées à l'accueil physique et téléphonique du Public.

o Techniques liées à la gestion administrative (prise de rendez-vous, classement, archivage…).

o Techniques liées au secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de note, mailing…).

o Bonnes capacités rédactionnelles, règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.

o Techniques informatiques, bureautiques, logiciels et messagerie électronique.

o Notions réglementaires dans le domaine d'activité du service.

o Connaissances élémentaires sur l'achat public.

Ville-centre de la Drôme des Collines, Valence rayonne sur un territoire de 37km², noyé au cœur d'un bassin de population de plus de 110.000 habitants. Constituée d'un centre historique et de nombreux quartiers périphériques, la ville a consenti depuis 2014 d'importants efforts en faveur de la sécurité des valentinois.

Ces moyens ont essentiellement été dévolus à la Direction de la Sécurité et de la Police de Proximité (DSPP), qui comprend la Police Municipale (forces en tenue et vidéoprotection), mais aussi une vingtaine d'agents des filières administrative et technique dédiés à des missions connexes ou de soutien, réunis au sein de la Division Administrative (DA).