Assistant(e) Administratif(ve) en CFA (H/F) ASS DES COURS PROF PHARMACIE ACADEMIE

L'ACPPAV, Centre de formation dans le secteur de la pharmacie, santé, sanitaire et social, implanté sur plusieurs sites en Ile de France, spécialiste dans la dispensation de cours professionnels en formations initiales ou en formation continue recrute pour son site de POISSY (78) son :
Assistant(e) du Responsable de Site
Missions
- Assistance du responsable de site
- Assister la Responsable de site dans la gestion quotidienne des étudiants
- Garantir la continuité de l'organisation du service établie par le responsable en son absence
- Saisir des plannings dans les logiciels métiers, saisir le calendrier (jours de cours) pour toutes les formations
- Editer et afficher le planning hebdomadaire des différentes formations
- Saisir les affectations des salles de cours, des formateurs pour toutes les formations
- Accueil
- Ouvrir le bâtiment
- Accueillir le public : étudiants, parents, personnes extérieures.
- Accueillir les étudiants le matin et une partie de la pause méridienne ponctuellement
- Tenir le standard ponctuellement
- Répondre aux mails des employeurs - étudiants
- Organiser le courrier départ et arrivée (affranchissement/dépôt)
- Gestion administrative
- Editer et suivre le retour des listes d'appel
- Saisir les absences et justificatifs et envoi aux employeurs
- Saisir et enregistrer les contrats en alternance sur les plateformes des administrateurs/financeurs
- Suivre les dossiers administratifs
- Relancer les employeurs et étudiants pour dossiers incomplets
- Gérer des pré-inscriptions internet
- Gérer les ruptures des contrats des étudiants
- Conseiller les employeurs sur le recrutement, la législation des contrats et respect des évolutions réglementaires ..
- Elaborer des calendriers et mise à jour des plans de formation pour les contrats spécifiques
- Gérer l'assiduité des étudiants en distanciel et en présentiel
- Gérer les bulletins scolaires et diverses évaluations (Examen blanc.)
- Gérer les examens (inscriptions, CCF, convocations, préparation des salles et des divers documents liés aux examens)
- Préparer les livrets scolaires
- Etablir les certifications de réalisation pour l'ensemble des formations
- Etablir les conventions de stage
- Gérer les inscriptions sur PARCOURSUP et AFFELNET
- Remonter les effectifs auprès du service comptabilité
- Archiver - Classer
- Tâches spécifiques
- Commander, pointer et distribuer les cartes d'étudiants
- Saisie du référentiel d'évaluation pour toutes les formations Poissy et Juvisy
Missions pouvant évoluer en fonction des besoins du service
Compétences
- Rigueur - Organisation
- Discrétion - Confidentialité
- Bonne communication avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes, adaptation aux différents interlocuteurs
- Aisance écrite et orale
- Maitrise informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, Yparéo serait un plus)
Description du profil
- Formation Bac +2 Gestion de la PME ou Support de l'Action Managériale
- Une expérience en centre de formation serait un plus
Temps de travail : 35 heures hebdomadaire
6 semaines de congés payés
Tickets restaurant et mutuelle
Poste à pourvoir dès que possible