ASSISTANT AUPRES DU MAIRE DES ELUS ET DGS (H/F) A TEMPS COMPLET (H/F) MAIRIE AMBERIEU-EN-BUGEY

Sous l'autorité de la DGS, vous êtes chargé(e) d'apporter une aide permanente au maire et à la direction générale des services en termes d'organisation professionnelle, d'accueil, de gestion, d'information, de suivi et de classement des dossiers confiés.
Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :
Assistance à Monsieur le Maire, aux membres du Bureau exécutif et à la DGS
- Assister le Maire et la DGS dans l'organisation de ses activités
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Organiser les déplacements
Gestion administrative de la Direction Générale
- Organiser et assurer le suivi du courrier arrivée /départ
- Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
- Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique pour le service
- Rechercher et diffuser des informations
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Faire l'inventaire des fournitures
- Elaborer les lettres de commandes
- Procéder au rattachement des factures et à leur suivi
- Procéder au recensement des besoins financiers dans le cadre de la préparation budgétaire
- Rédiger des courriers
Accueil du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Renseigner le public et l'orienter vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
Préparation et suivi du conseil municipal
- Etablir l'ordre du jour du conseil municipal
- Mettre en forme les délibérations
- Convoquer le conseil municipal
- Faire les procès-verbaux
- Assurer la diffusion et le suivi des délibérations
- Télétransmettre les actes
- Assurer la des différents recueils
- Assurer la publication des actes sur les supports dédiés
- Assurer le suivi de l'affichage et la tenue du répertoire des délibérations
- Réaliser la relecture du Conseil Municipal
- Relancer les responsables de service en cas de besoins de précisions sur leurs délibérations
Protocole :
- Participer et assurer la planification des cérémonies officielles de la Ville
- Convoquer les représentants protocolaires
- Assurer les réservations nécessaires
- Procéder aux achats pour la bonne tenue des cérémonies
Compétences et qualités requises :
- Formation initiale en secrétariat appréciée
- Expérience sur un poste similaire serait un plus
- Connaissances juridiques de base, de l'environnement et de l'organisation territoriale
- Maîtriser l'orthographe et la grammaire, disposer d'un bon niveau rédactionnel
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Maitriser les outils informatiques Pack Office
- Discrétion, réserve de rigueur
- Savoir faire preuve de discernement, d'esprit d'initiative
- Rigueur professionnelle
- Sens de l'organisation et capacité de gestion du temps de travail
- Qualités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Disponibilité
- Savoir gérer les situations d'accueil difficiles