Assistant(e) Administratif(ve) et Technique domaine architecture (H/F) ARKEDIF

L'Atelier d'architecture ARKEDIF, recherche un(e) Assistant (e) administratif (ve) pour un poste à pourvoir en CDI, à temps complet (37 h/hebdo), à partir de septembre 2026.
Missions principales :
Gestion administrative et organisation de l'agence
- Assurer l'accueil et l'interface entre l'agence et ses interlocuteurs / accueil physique et téléphonique (gestion du standard)
- Travaux de secrétariat courant, rédaction de courriers et courriels, gestion des emails
- Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes des projets (internes et externes) à l'aide des canaux de communication dédiés
- Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique)
- Aide à l'organisation des agendas, réunions, prises de rendez-vous commerciaux
- Participer à la cohésion interne de l'agence et à la diffusion d'informations sociales
- Gestion du temps de travail du personnel : congés / RTT, absences.
- Suivi administratif courant de l'agence / réalisation de diverses tâches administratives
- Suivi pour renouvellement / résiliation des différents contrats prestataires selon décision de sa supérieure hiérarchique
- Gestion des commandes et livraisons diverses / approvisionnement / gestion des consommables
- Réception et envoi de courriers / colis (machine à affranchir le courrier)
- Interactions avec la direction et le personnel de l'agence ainsi qu'avec les acteurs externes (prestataires, entreprises, administrations.)
Suivi administratif des projets
- Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs
- Suivi des pièces contractuelles et réglementaires
Marchés publics - Candidatures & suivi
- Réaliser une veille des appels d'offres / transmission des propositions à la direction de l'agence
- Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics (constitution & mise à jour pièces administratives...)
- Collecter et assurer le montage et la complétude des dossiers de candidatures et d'offres
- Préparation des dossiers de réponse (volet administratif)
- Gestion des plateformes de dématérialisation
- Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt
- Suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement, question/réponse, notification, attribution)
Marchés publics notifiés & Chorus Pro
- Suivi administratif des marchés publics attribués :
* Actes d'Engagement, OS, avenants, pièces contractuelles
- Gestion de la facturation MOE sur Chorus Pro :
* dépôt / validation et suivi des factures / gestion des rejets et corrections / suivi délais de paiements
Gestion financière & facturation
- Émission et suivi des factures clients (privés et publics)
- Suivi des honoraires par projet / relances clients
- Préparation des éléments comptables nécessaires au cabinet d'expertise comptable externe à l'agence
Profil recherché
Compétences
- Formation en assistanat administratif, technique, gestion ou équivalent :
Bac + 2 / Bac + 3 : BTS Secrétariat / BTS SAM / Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)...
- Expérience exigée de 3 ans et significative en secrétariat / assistanat administratif et technique (agence d'architecture / MOEX ou maîtrise d'ouvrage / bureaux d'études ou d'ingénierie / entreprise générale de bâtiment TCE)
- Expérience exigée en procédures marchés publics / appel d'offres/candidatures/ maîtrise plateforme Chorus Pro
- Maîtrise outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PDF, Outlook...)
- Excellent niveau en français à l'écrit et à l'oral, capacité rédactionnelle, aisance relationnelle et goût du travail en équipe
Qualités personnelles :
- Organisation, méthode, rigueur, réactivité, capacité d'adaptation, discrétion, sens de la confidentialité, autonomie et fiabilité, esprit d'équipe, aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable, très bon niveau de syntaxe.