Chargé d'accueil - Assistant administratif H/F MAIRIE PONT SAINTE MARIE

Descriptif de l'emploi
Assure l'accueil du public, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier. Assure la gestion de dossier administratif et l'occupation des salles.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES
- Réceptionner et instruire les demandes,
- Instruire les registres d'état civil,
- Gestion des concessions du cimetière,
- Accueillir, orienter et renseigner les administrés (physique et téléphonique),
- Filtrer les appels téléphoniques et prendre les messages,
- Veiller à la bonne organisation de l'espace de travail,
- Diffuser des informations par voie d'affichage,
- Gérer les prêts des minibus,
- Délivrer les formalités administratives aux administrés,
- Concevoir, renseigner et actualiser les outils de suivi liés à l'activité du service et de son activité,
- Préparer et délivrer des actes d'état civil et les autorisations pour le cimetière,
- Transmettre les documents aux partenaires institutionnels (INSEE, Préfecture, etc.),
- Instruire et gérer des demandes de location de salle,
- Rédiger des courriers et conventions en lien avec l'activité,
- Transmette les informations pertinentes auprès des services concernés par la réservation,
- Renseigner les tableaux de bord de suivi et planning de réservation.
Profils recherchés
- Gestion outil informatique
- Ponctualité, disponibilité et assiduité
- Discrétions et confidentialité
- Aisance relationnelle
- Maîtrise des outils bureautiques
- Sens de l'organisation et rigueur
A partir du 1er octobre 2026
Durée du CDD : 6 à 12 mois renouvelable
Temps de travail : 30h00 hebdomadaire
Expérience dans l'accueil du public -Expérience exigée (1 à 2 ans)