ASSISTANT(E) D'AGENCE OPTINERIS CHARENTE MARITIME

Votre agence OPTINERIS de Pons, recherche pour un de ses clients, un(e) assitant(e) d'agence.
Rattaché(e) à la Direction, vous contribuez à la gestion administrative, financière et organisationnelle de l'agence. Vous êtes un interlocuteur clé entre le site et les services du siège, garantissant la fiabilité et la transmission des informations.
VOS MISSIONS :
GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
- Assurer la gestion administrative des affaires
- Participer à l'élaboration des dossiers d'appels d'offres (collecte des documents, mise en forme)
- Émettre et suivre les DT/DICT
- Gérer la facturation clients et le recouvrement des créances
- Suivre les écarts de facturation et mettre en place des actions correctives
- Contrôler les écarts (factures fournisseurs, pointages du personnel et du matériel) et alerter la Direction
GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
- Appliquer et mettre à jour les processus RH (embauche, accueil, formation, habilitations, visites médicales)
- Veiller au respect des formations et habilitations sécurité et alerter en cas d'écart
- Assurer la saisie et le contrôle des pointages de production
ORGANISATION ET VIE DE L'AGENCE
- Assurer l'accueil et le secrétariat (courrier, archivage, dispatching)
- Gérer les badges d'accès, cartes carburant et télépéages
- Gérer la caisse pour les frais d'agence
- Contribuer à l'organisation quotidienne du site FORMATION & EXPÉRIENCE
- Bac +2 en gestion / administration
ou
- Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire (administration, gestion ou comptabilité dans les TP)
COMPÉTENCES (SAVOIR-FAIRE)
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion
- Connaissances en administration du personnel
- Capacité à appliquer et faire respecter les procédures internes
- Sens de l'organisation et respect des délais
QUALITÉS PERSONNELLES (SAVOIR-ÊTRE)
- Rigueur et fiabilité
- Discrétion professionnelle
- Sens du service et de l'intérêt collectif
- Capacité d'alerte et de remontée d'informations
- Sensibilité aux enjeux de sécurité
- Organisation, autonomie et esprit d'initiative
QSE (QUALITÉ, SÉCURITÉ, ENVIRONNEMENT)
- Appliquer les règles de sécurité et veiller à leur respect
- Maintenir un environnement de travail propre et organisé
- Signaler tout dysfonctionnement ou situation à risque
Dans le cadre de sa politique de recrutement et de diversité, OPTINERIS étudie, à compétences égales, toutes les candidatures dont celles de personnes en situation de handicap