ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF ET REGIES (H/F) OFFICE DE TOURISME DE LA ROCHE-POSAY

Administration :
- Assurer le secrétariat administratif pour la direction (courriers, invitations, notes de service et comptes rendus) dans le respect de la marque « Qualité Tourisme »,
- Transmettre les documents au contrôle de légalité (via ACTES) : formation en interne
- Assurer l'archivage des documents administratifs de la structure,
- Tenir à jour le fichier fournisseurs, en assurer le suivi, s'assurer du respect des contrats en cours, organiser la recherche de fournisseurs, analyser les prix, négocier les contrats et effectuer les résiliations,
- Effectuer les demandes de maintenance ou de réparations,
- Gérer les commandes de fournitures, de matériel et les réservations (déplacements).
Ressources Humaines :
- Organiser et assurer les formalités d'entrées et de sorties des salariés de l'Office de tourisme (médecine du travail, mutuelle, DPAE, solde de tout compte, conventions de stage etc.) en lien avec le cabinet comptable externe,
- Préparer les informations nécessaires à la rédaction des bulletins de salaires (absences, horaires, indemnités etc.) pour envoi au cabinet comptable externe,
- Etablir les inscriptions des salariés dans le cadre du plan de formation et effectuer les demandes de prise en charge auprès de l'OPCO,
- Établir et tenir à jour les plannings de présence du personnel (affectations, télétravail, congés, récupération etc.) dans le respect des règles de la convention collective et des accords collectifs d'entreprise,
- Vérifier les notes de frais (barèmes et pièces justificatives) avant signature par la direction et assurer le suivi de paiement,
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants (matériel, adresse mail, codes d'accès, clés etc.)
- S'assurer du respect des règles de la convention collective et des accords collectifs d'entreprise,
- Veiller aux règles de RSE et RSO,
- Participer au bien-être des employés et veiller aux bonnes conditions de travail dans le cadre de la politique de Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT),
- Recueillir et analyser les idées issues des salariés, savoir identifier les points d'améliorations etproposer des solutions,
- Organiser des activités et des évènements destinés à renforcer les liens au sein de l'équipe (petits-déjeuners, team building, des after work etc.).
Régies :
- Tenir la régie de recettes de l'Office de tourisme et du thermalisme de La Roche-Posay,
- Tenir la sous-régie de recettes Acropolya de l'Office de tourisme et du thermalisme de La Roche-Posay,
- Tenir la régie d'avances de l'Office de tourisme et du thermalisme de La Roche-Posay,
- Tenir la régie taxe de séjour de la commune de La Roche-Posay,
- Effectuer mensuellement le pointage des caisses (billetteries et boutique), effectuer les remises et les reconstitutions des régies dans le respect des délais et des montants impartis,
- Procéder à la facturation pour les tiers et aux éventuelles relances,
- Préparer les informations nécessaires à l'encaissement (arrêtés de tarifs, paramétrage des caisses etc.),
- Préparer les informations nécessaires paiement des factures (mandats) et à l'émission des factures (titres de recettes) pour les communiquer à l'agent comptable,
- Relation avec le Service de Gestion Comptable de la Vienne et la DDFIP.