Assistant / Assistante formation H/F (H/F) INFA GOUVIEUX

Le poste
Au sein de la Direction Territoriale, vous intervenez en tant qu'assistant(e) formation avec un rôle transverse, en interaction à la fois avec les apprenants et les entreprises partenaires. Vous accordez une attention particulière à la gestion administrative, tout en faisant preuve d'un réel sens du service et de la relation client.
Les missions
Gestion et recrutement des stagiaires
- Accueillir et informer les prospects/stagiaires (accueil téléphonique et physique)
- Traiter les demandes, qualifier les besoins et orienter les candidats
- Mettre à jour les outils de suivi et bases de données
- Réceptionner les candidatures, contrôler et relancer les pièces manquantes des dossiers
- Gérer l'envoi des convocations et courrier relatifs aux évènements de recrutement
- S'assurer du suivi des financements et inscriptions avant l'entrée en formation
Suivi administratif des stagiaires et actions de formations
- Finaliser l'inscription et la contractualisation en inscrivant les stagiaires sur les plateformes de suivi et outils métiers
- Saisir et valider les heures de formation, les absences et les assiduités sur les plateformes dédiées
- Envoyer les convocations aux certifications et inscrire les stagiaires et les résultats sur les plateformes dédiées
- Gérer les abandons de formation
- Formaliser et envoyer les courriers/mails aux stagiaires pour absences, recadrage, avertissement via l'outil métier
- Contribuer aux conseils pédagogiques, bilans et commissions en lien avec les formations
- Assurer le lien avec les prescripteurs, employeurs et institutions
- Réaliser l'archivage et la classification
- Suivre l'organisation logistique et la gestion de la facturation
- Préparer et diffuser les documents nécessaires aux formations
Communication et coordination avec les parties prenantes
- Gérer les échéances administratives
- Extraire et contrôler les données du chiffre d'affaire
- Assurer un reporting administratif régulier
- S'assurer du respect des process qualitéet contribuer à l'amélioration continue, notamment en respectant les normes Qualiopi
- Collaborer avec les équipes internes
- Effectuer des tâches de secrétariat général
- Assurer le suivi des demandes des partenaires
Profil recherché
Formation et Expérience
De formation bac +2 à bac +3 dans les secteurs de la formation, de l'assistanat, des ressources humaines, ou équivalent, vous disposez d'une expérience de 2 ans sur des fonctions similaires, idéalement dans le secteur de la formation.
Expertise métier
* Gestion administrative d'une action de formation
* Connaissance des dispositifs de formation et de financement
* Utilisation des outils de gestion de la formation
* Gérer les dossiers de candidature
* Mise à jour des bases de données
* Gestions des priorités et des urgences
* Respect des procédures et des délais
Savoir-être professionnel
* Rigueur et sens de l'organisation
* Sens du service
* Aisance relationnelle
* Réactivité et adaptabilité
* Savoir faire preuve de discrétion
Environnement de travail et avantages
Type de contrat : Contrat à durée indéterminé -Temps plein
Statut : Technicien
Date de début prévue : Dès que possible
Rémunération : 26-29k annuel brut
Localisation : Gouvieux
Télétravail ponctuel autorisé
Tickets restaurant
Remboursement transports à 50%
Mutuelle entreprise
Accès au CSE dès votre prise de poste
Action logement