Assistant Administratif (h/f) ADECCO

Rattaché(e) au service Syndic, sous la responsabilité du Responsable de service.

2- Les missions principales

L'Assistant(e) de copropriété seconde le Gestionnaire de copropriété dans la vie administrative, juridique et technique des copropriétés de son portefeuille d'immeubles tout au long du mandat détenu par le Syndic et dans le respect politique de l'entreprise.

Il (elle) réalise les opérations administratives et de gestion courante de l'activité afin de garantir la satisfaction clients copropriétaires ainsi que la conformité légale et réglementaire. Il participe à l'accueil téléphonique et l'accueil physique et téléphonique en agence.

3- Les activités et responsabilités

1-Assistance administrative

Suivi des courriers, mails et appels entrants des copropriétaires et prestataires.

Rédaction et envoi des comptes rendus des réunions de conseils syndicaux

Tenue à jour des données administratives des copropriétés

Gestion de l'archivage physique et numérique des documents des immeubles

2-Suivi technique et prestataires

Suivi des demandes de devis et d'intervention auprès des prestataires et relances

Planification et suivi des interventions (avec ou sans présence sur site).

Mise à jour des contrats d'entretien (ascenseurs, nettoyage, sécurité…).

Déclarations et suivi des sinistres.

3-Suivi comptable

Contrôle et enregistrement des factures avant validation par le gestionnaire.

4. Préparation et suivi des assemblées générales

Préparation logistique des AG (réservation de salle, envoi des convocations…).

Enregistrement et diffusion des procès-verbaux.

Suivi de la mise en œuvre des décisions votées.

5. Interface avec les copropriétaires

Réponses de premier niveau aux demandes des copropriétaires.

Suivi des réclamations et orientation vers le bon interlocuteur.

Accueil physique ou téléphonique.

Compétences et aptitudes attendues

✅ Maîtrise des outils bureautiques (google Suite)

✅ Connaissance des logiciels immobiliers (lojii)

✅Notions en gestion des travaux, sinistres

✅Connaissance de base en droit de la copropriété

✅ Rédaction claire et structurée de courriers et comptes rendus.

Aptitudes professionnelles

✔️ Sens du relationnel et du service client

✔️ Organisation et rigueur

✔️ Aisance téléphonique et capacité d'écoute

✔️ Esprit d'équipe et dynamisme

✔️ Diplomatie et capacité à gérer les conflits

Vous êtes plutôt du genre à chercher un emploi pour quelques heures, quelques jours ou + si affinités ?
Vous recherchez « LE » CDI, l'opportunité qui va donner l'élan tant attendu à votre carrière ?
En pleine recherche d'une formation, d'une alternance pour trouver votre emploi de demain ?
Avec nos 850 agences et bureaux partout en France, nos recruteurs et consultants en recrutement sont là pour vous guider et vous conseiller.
En agence ou sur nos deux applications - Adecco & Moi et QAPA- votre dossier vous suit partout, selon vos projets et les étapes de votre vie.
Vous bénéficiez d'un accompagnement personnalisé pour trouver bien + qu'un simple job, au rythme de votre vie et de vos envies.
Choisir Adecco, c'est intégrer notre Club et profiter de nombreux avantages, travailler et vivre des expériences uniques grâce à nos partenariats sportifs, et trouver l'opportunité qui sera le + sur votre CV.
Intérim, CDD, CDI, ou Formation : c'est vous qui choisissez !