Chargé(e) de Scolarité (F/H) - CDD (H/F) INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE

Dans le cadre d'un accroissement de l'activité pour nos parcours Préparatoires aux Grandes Ecoles, pour la Faculté de Gestion, Economie, et Sciences, campus Vauban, un(e) chargé(e) de scolarité en CDD de 12 mois à temps plein, poste à pourvoir au plus vite.
Vos missions seront les suivantes :
Accueil et interface avec l'extérieur
* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (physiquement ou au téléphone)
* Anticiper la qualité de la relation
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études.
Lien et suivi des étudiants
* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants.
* Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté.
* Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins.
Gestion administrative des Etudes
* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures.
* Participer à l'élaboration des maquettes pédagogiques
* Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours. Diffuser.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l'outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours.
* Gérer l'ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l'information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques.
* Transmettre les résultats d'examens aux universités partenaires.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études.
* De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d'une ou plusieurs filières de formation.
Gestion administrative des inscriptions
* Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits, en fonction des présents, en lien avec le service inscriptions de la faculté
* Organiser éventuellement la sélection des étudiants
Organisation logistique
* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Organiser les évaluations et les jurys
* Veiller au bon déroulement des cours, et organiser les rattrapages éventuels.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles.
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants.
* Assurer un soutien à l'organisation d'évènements organisés au sein de l'entité.
* Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 4 à 5 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Vous savez gérer votre charge de travail en toute autonomie
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques
* La maîtrise de l'anglais est un plus
* Avoir le sens du relationnel et de la communication.