UN·E ASSISTANT·E DE DIRECTION H/F Conseil départemental de la Seine-Saint-Denis

La Seine-Saint-Denis, riche de 130 nationalités, est un territoire tourné vers l'Europe et le monde. La Direction Europe International (DEI) porte cette ouverture à travers :
La coopération décentralisée, le soutien aux projets européens et internationaux, la gestion des financements européens, l'éducation à la citoyenneté européenne et mondiale et à la solidarité internationale
Il·elle assure un appui autonome et structurant au·à la directeur·trice et à l'équipe de direction dans leurs missions et responsabilités en termes de secrétariat, d'organisation fonctionnelle, de gestion administrative, de gestion du budget, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers et de projets. L'assistant·e de direction accompagne le·la directeur·trice afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec le·la directeur·trice, il·elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le·la seconder. Il·elle participe au suivi de projets transversaux pilotés par la direction (suivi budgétaire et administratifs, saisie et mise à jour de bases de données).

Niveau IV ou niveau V ; Baccalauréat, BTS, DUT ...
NIVEAU D'EXPÉRIENCE SOUHAITÉ
1- Assurer les fonctions relatives au secrétariat
Gestion proactive de l'agenda de la direction, Accueil, filtrage et orientation des interlocuteurs, Gestion des parapheurs et du courrier (Élise, classement ...), Rédaction et relecture de notes et de courriels à la demande de la direction, dans le respect des chartes départementales, Appui technique à l'application Chronos, Prise de notes lors de réunions, Mise à jour de l'annuaire de la direction (fiabilisation, mise à jour et extraction de fichiers contacts, mise en forme des listes de diffusions internes/externes), Gestion de la boite e-mail de structure, Classement et archivage papier/numérique
2- Organisation fonctionnelle, logistique et administrative de la direction
Organisation logistique des réunions, évènements et déplacements, Préparation des ordres du jours, convocations et dossiers supports, Gestion des fournitures et des relations avec les prestataires , Gestion des déplacements nationaux et internationaux de l'équipe de direction et suivi des remboursements des frais de mission, Contribution au processus d'information en assurant la centralisation et la circulation des informations, Organisation du tri et de l'archivage des dossiers et documents de la direction
3- Gestion administrative, comptable et budgétaire (en lien avec le chargé des affaires générales)
Émission et suivi de bons de commande, Suivi des engagements comptables et vérifications des pièces, Suivi des factures, conformité et rapprochement, Appui à la préparation budgétaire et aux reportings financiers
LES ATOUTS RH
Le Département accorde une grande importance au bien-être de ses agent·e·s. Ainsi, en rejoignant notre collectivité, vous
bénéficierez notamment : Tarifs avantageux pour les loisirs, les vacances, la culture, et accès aux activités sportives en illimité à un prix imbattables grace
au CDOS et au Pass Apsad 93 ; de la possibilité de réaliser des missions de bénévolat de votre choix à raison d'une demi-journée jusqu'à 12 jours de volontariat
par an sur votre temps de travail ; d'aides pour le transport : conditions avantageuses pour louer un vélo électrique, primes pour le covoiturage ou les déplacements
à vélo, cumulables avec le remboursement de 75 % du pass Navigo ; de 25 jours de congés annuels et jusqu'à 33 RTT selon le rythme de travail choisi ; jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine pour les métiers qui le permettent ; d'un aménagement du poste et du temps de travail pour les agentes souffrant de règles incapacitantes et de la prise en compte
des enjeux de santé reproductive ; d'un congé pour le second parent : les agent·e·s peuvent bénéficier de l'allongement de la durée du congé pour le second parent.
Tous nos postes sont handi-accessibles. Le Département, collectivité solidaire, peut mobiliser ses agent·e·s sur toute mission
relevant de son cadre d'emploi au-delà de la présente fiche de poste.

Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous oeuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.