SECRETAIRE Ministère des Armées

- gérer le courrier interne et externe « arrivée et départ » de toute nature, via le logiciel CORAIL ou la messagerie électronique ;
- gérer la boite fonctionnelle du secrétariat de la sous-direction ;
- gérer les agendas dont le secrétariat à la charge ;
- assurer l'accueil des correspondants téléphoniques et visiteurs ;
- préparer et organiser l'arrivée des nouveaux arrivants et assister les chefs de bureau dans la gestion administrative de leur accueil (installation, présentation des services supports du SID SE…) ;
- organiser les activités de vie courante (gestion des fournitures de bureau, mobilier, …) via le logiciel EUREKA ;
- mettre à jour le référentiel documentaire de la sous-direction (délégation de signature, notes d'organisations etc.)
- assurer le suivi des certificats de signature et des droits outils métiers ;
- gérer la réservation de véhicules ;
- gérer les demandes d'autorisation pour les déplacements (ordre de mise en route) ;
- contrôler et actualiser les chartes graphiques de tous les modèles utilisés par la sous-direction (courriers, notes, PPT, …) ;
- organiser divers évènements (réunions avec les autres sous-directions, séminaires, visites de contrôle interne, réunions de programmation pluriannuelle achats avec les conduites d'opérations, …) ;
- assurer l'organisation des réunions internes à la sous-direction, en assurer les compte-rendu et leur diffusion ;

Avoir une expérience dans un service de secrétariat