Chargé(e) de Scolarité (F/H) - CDD (H/F) INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE

Dans le cadre de l'ouverture de nouveaux parcours nous recrutons, pour la Faculté de Gestion, Economie, et Sciences, campus WeNov, un(e) chargé(e) de scolarité en CDD de 12 mois à temps plein, poste à pourvoir à partir de mai/juin.
Vos missions seront les suivantes :
Accueil et interface avec l'extérieur
* Accueillir, renseigner et orienter des personnes
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études
Lien et suivi des étudiants
* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ;
* Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques
Gestion administrative des Etudes
* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures
* Participer à l'élaboration des maquettes pédagogiques en lien avec chaque responsable pédagogique. Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours. Diffuser.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l'outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
* Gérer l'ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l'information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques
* Transmettre les résultats d'examens aux universités partenaires.
* Réceptionner, vérifier et distribuer les diplômes.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études.
Gestion administrative des inscriptions
* Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits
* Organiser éventuellement la sélection des étudiants : réceptionner les dossiers, les transmettre aux responsables pédagogiques et envoyer la décision annoncée.
Organisation logistique
* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Organiser les évaluations et les jurys
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d'optimisation de l'occupation des locaux
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants;
* Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* La maîtrise de l'anglais est un plus
* Avoir le sens du relationnel et de la communication