Assistant(e) de Direction Générale (H/F) PSY13

CDD de remplacement
IDENTIFICATION DU POSTE - CONDITIONS D'EXERCICE
Exigibles :
- Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers
- Forfait jour
- Poste rattaché à la Cheffe de l'établissement
- Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME
- Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication)
MISSIONS DETAILLEES
1. Organisation et suivi des instances
- Coordination des agendas en vue de la planification annuelle des instances et ajustements nécessaires en cours d'année
- Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
- Rédaction des comptes rendus et/ou procès-verbaux d'instances
- Préparation des instances (Directoire et Conseil de Surveillance)
- Mise en forme et envoi des convocations, ordres du jour et des documents dans les délais règlementaires
Pv
2. Gestion administrative et organisationnelle
- Tenue de l'agenda de la cheffe d'établissement
Réservation des salles et organisation des visioconférences
Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports)
Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction
- Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde
- Participation à la gestion administrative des conventions
- Etablissement et mis à jour des délégations de signature
- Coordination des secrétariats Direction Générale, Direction des Ressources Humaines et Direction des soins : organisation de la continuité de service, participation aux recrutements, gestion des congés
- Réception courrier
- Classement et archivage des documents
3. Accueil et communication
- Accueil physique et téléphonique
- Réception des appels, transmission des informations
- Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale
EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS
- Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé
- Disponibilité en fonction des instances et réunions sur l'amplitude 8h - 18h
- Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels
- Activité nécessitant discrétion et confidentialité
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs)
- Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation
- Capacités rédactionnelles avancées
CAPACITES REQUISES
- Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité
- Sens du travail en équipe
- Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition
- Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle
- Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle
- Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités
AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
- Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement