Assistant.e polyvalent.e (H/F) DIAPASOM

Assistant(e) Polyvalent(e) - Poste basé à Poitiers (86)
« Equipe dynamique et missions collaboratives font de cette offre une belle opportunité. »
DIAPASOM (Dispositif Individualisé d'Accompagnement Pour l'Autonomie des personnes Sourdes ou Malvoyantes) est un service de la Fondation OVE qui intervient auprès des personnes déficientes auditives. Vous interviendrez au sein du Service Emploi Formation de DIAPASOM-Fondation OVE principalement dans le cadre des prestations d'appuis spécifiques (AS) du marché de l'AGEFIPH. Les interventions sont réalisées auprès d'un public de salarié, en emploi ou stagiaire de la formation professionnelle avec une déficience auditive.
Le service est composé d'une équipe de 8 personnes et en étroite collaboration avec l'assistante de direction et les responsables des services.
Notre service répond au cahier des charges de Prestations d'Appuis Spécifiques de l'AGEFIPH et vous aurez à travailler dans un cadre défini par ce dernier.
Les missions portent sur :
- Accueil téléphonique et physique
o Recevoir et accuser réception des demandes par mail et téléphone.
o Accueil physique des usagers
- Gestion administrative des Prestations d'Appuis Spécifiques
o Renseigner les logiciels interne et externe permettant le suivi des actions
o Instruire la demande et éventuellement l'affiner
o Se mettre en lien avec le prescripteur et les différents acteurs afin de définir les modalités d'intervention et le calendrier
o Veille sur la gestion de la volumétrie d'heures et la facturation
- Coordination du planning des interprètes
o Analyse du besoin
o Organisation de la mise en œuvre
o Réalisation de bilan de fin d'intervention et retours aux prescripteurs
- Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
o Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité
- Rédaction de courrier
- Concevoir et mettre en forme des documents, graphique et support de communication
Vous aurez un rôle actif d'écoute, d'analyse, d'adaptation, d'information et de conseil.
Un appui de proximité accompagnant l'équipe de direction pour faciliter et optimiser la gestion administrative de l'activité du service est fortement souhaité.
CDD de 18 mois à 80% pouvant évoluer vers un temps plein
Prise de poste à compter du 1er juin 2026
Salaire selon CC66
Compétences et qualités recherchées :
- Compétences relationnelles, d'écoute, d'adaptation et réactivité
- Maitrise communication digitale
- Bon niveau d'orthographe, qualités rédactionnelles, aisance à l'oral
- Rigueur et organisation dans la constitution des dossiers
- Force de proposition, créativité
- Priorisation
- Travail en équipe
- Accompagner, conseiller, orienter vers les dispositifs/personnes relais
- Maitrise des outils bureautique.
- Appétence sur la communication fortement souhaitée
Pré requis :
- Niveau Bac Pro, BTS, TP Secrétaire Assistante
- Capacité de co-construction au sein d'une équipe pluridisciplinaire
- Autonomie et sens de la communication
- Débutant(e) accepté(e) avec première expérience ou stage significatif