Assistant Chef de projet ou assistante cheffe de projet 'Dialogue entre les SI Formation' Université de Tours

L'apprenti ou l'apprentie contribuera à l'amélioration du Système d'Information de la formation professionnelle de l'université « FCA Manager » et participera au pilotage et à l'animation du projet « Emargement dématérialisé pour la formation continue », débuté en 2023.Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec les référents et référentes fonctionnels en charge de l'application de gestion FCA Manager.Le projet en quelques motsLes stagiaires de la formation professionnelle (comme les apprenti·es) doivent signer, ainsi que les enseignant·es, des feuilles d'émargement pour justifier de leur présence en cours. Cet émargement est actuellement réalisé sur papier puis ressaisi dans des tableaux Excel par les gestionnaires qui établissent ensuite mensuellement et pour chaque stagiaire des attestations de présence ensuite adressées à leurs employeurs ou aux financeurs de leur formation.Cela représente aujourd'hui environ 5000 feuilles signées et 1600h de travail de gestion.L'objectif de ce projet est de faire émarger électroniquement les stagiaires et les enseignant·es de la formation professionnelle pour :- Sécuriser la qualité des données d'émargement- Diminuer le temps de gestion des dossiers stagiaires- Répondre aux exigences des financeurs (en particulier le Conseil Régional)- Améliorer le taux de récupération des émargements et optimiser la facturation- Faciliter le stockage dématérialisé des informationsEn 2023-24, 95 stagiaires, répartis dans 5 formations, ont justifié de leur assiduité en formation grâce à cet outil dématérialisé. En 2024-25, 118 stagiaire répartis dans 7 formations ont justifiés de leur assiduité de cette manière. Le déploiement a été freiné par plusieurs facteurs extérieurs aux acteurs de la FOCAL.Désormais, les connecteurs, indispensables au déploiement de ce projet (ADE/FCA et Apogée/FCA), sont enfin disponibles et les acteurs et actrices dans les différents services sont en poste. L'apprenti ou apprentie, grâce à une méthodologie de projet claire et à un tuteur d'apprentissage expert sur FCA, va pouvoir accélérer le déploiement attendu de l'émargement dématérialisé sur l'ensemble des stagiaires de formation continue en groupe spécifique.Quant à l'amélioration du SI « FCA Manager », un certain nombre de fonctionnalités de ce SI ne sont pas encore déployés à cause d'un manque d'interopérabilité avec les SI environnants (Apogée, SIFAC …) et un manque de connaissance des contraintes métiers mutuelles. La création d'une culture commune et l'animation d'une communauté de projet doit permettre de lever ces freins.Activités- Identifier et planifier les actions à mener pour dématérialiser l'émargement des stagiaires de formation continue (logiciel de management de projets MS Project)- Travailler avec l'informaticien en charge des aspects informatiques du projet (DSI) et avec le prestataire SoWeSign.- Travailler avec la DSI de Région Centre Val de Loire pour la phase pilote de la mise en place de l'émargement dématérialisé pour les stagiaires financés par Conseil Régional (démarrage de la phase pilote en septembre 2023)- Contrôler la qualité des données saisies dans les différents outils de gestion et organiser la mise en qualité nécessaire- Tester l'interopérabilité des systèmes d'information : Application de gestion des emplois du temps / Application de gestion de la formation continue / Plateforme d'émargement.- Faire un plan de test préalable à la mise en production- Proposer un plan de déploiement pour la mise en production- Préparer les personnels de l'université concernés aux changements de pratiques- Concevoir les supports de formation et les FAQ à destination : des stagiaires, des enseignants et des gestionnaires de formation continue- Participer à la communication sur le projet- Organiser la documentation du projet- Rédiger des bilans après chaque étape importante du projet- Organiser des groupes de travail et des réunions avec les nombreux interlocuteurs du projet : personnels du Service de Formation Continue et de la DIFOR, gestionnaires de scolarité, informaticien·nes, juristes, enseignant·es, stagiaires…

Localisation : 37000 Tours