Assistant(e) administratif(ve) (H/F) MAISON FAMILIALE RURALE

La Maison Familiale Rurale de Sainte Consorce (Ouest Lyonnais) recrute un(e) Secrétaire administratif(ve) à temps plein pour rejoindre son équipe éducative et administrative. Ce recrutement intervient en raison du départ à la retraite de la secrétaire actuelle ; un tuilage d'une durée de 2 mois est prévu afin de garantir une passation sereine et efficace.
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Organisation du travail
- Poste à 100 % ETP, exclusivement en présentiel à la MFR.
- Horaires : 8h00 - 17h30, du lundi au vendredi.
- Organisation du temps de travail : annualisation, 41h/semaine sur 40 semaines.
- Congés : 5 semaines + 6 à 7 semaines de RTT, en cohérence avec le calendrier scolaire.
Missions principales
1. Accueil et relation avec les publics
- Accueil physique et téléphonique des familles, élèves, partenaires et intervenants.
- Transmission des informations, orientation des demandes, gestion des situations courantes.
2. Gestion administrative quotidienne
- Gestion du courrier : réception, envoi, distribution interne.
- Gestion et traitement de la messagerie électronique générale de la MFR.
- Suivi de la vie courante de la MFR (réservations, informations internes, logistique basique).
- Gestion des stocks et des commandes de matériel de bureau.
3. Organisation administrative de la scolarité
- Gestion complète des inscriptions des élèves :
o prise de rendez-vous familles,
o constitution du dossier élève,
o collecte des documents obligatoires,
o déclarations sur les plateformes ministérielles (financeurs de formation),
o accompagnement des familles pour les demandes de bourse.
- Envoi de courriers, convocations et invitations.
- Suivi administratif des statuts élèves : internes, demi-pensionnaires, externes.
- Gestion des absences et informations associées.
4. Gestion comptable simple et facturation
- Facturation familles.
- Suivi des paiements, relances, ajustements en lien avec les situations des élèves.
5. Gestion des outils numériques
- Suivi et mise à jour des plateformes numériques utilisées par l'administration de la MFR.
- Appui technique de premier niveau auprès de l'équipe, si nécessaire.
6. Gestion des locations de la MFR
- Élaboration des devis.
- Accueil et visite des locaux pour les partenaires souhaitant louer la structure.
- Confection et suivi des conventions de location.
- Facturation et suivi du tableau des astreintes.
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Compétences attendues
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, plateformes administratives).
- Aisance relationnelle et sens du service public.
- Rigueur administrative, discrétion, organisation.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Esprit d'équipe et adaptabilité.