Ville de Valence - Responsable accueil et logistique des équipes artistiques - Festival sur le Champ ! (h/f) Valence Romans Agglo

La Ville de Valence recherche son/sa Responsable accueil et logistique des équipes artistiques pour son édition 2026 du Festival sur le Champ !

Trois soirées d'été.

Un cœur de ville transformé en scène à ciel ouvert.

Des milliers de spectateurs réunis pour partager la musique.

Chaque année, le festival Sur le Champ ! fait vibrer Valence. Gratuit, populaire et éclectique, il est devenu l'un des rendez-vous incontournables de l'été. On y vient en famille, entre amis, pour découvrir chaque soir, une tête d'affiche, française ou francophone, des groupes découvertes et des artistes locaux qui se succèdent, faisant du festival un temps fort musical et convivial du territoire.

Pour sa 9ᵉ édition, qui se tiendra du 22 au 24 juillet 2026, la Ville de Valence recrute la personne qui fera en sorte que les artistes se sentent attendus, accueillis et accompagnés dès leur arrivée.

Car derrière chaque concert réussi, il y a une organisation fluide, des loges prêtes à temps, un accueil irréprochable et une équipe capable d'anticiper… et de réagir.

C'est là que vous intervenez.

Votre rôle

Sous la responsabilité de l'Administratrice du Théâtre de la Ville, vous êtes la personne de référence pour l'accueil et la logistique des équipes artistiques. Vous garantissez des conditions d'accueil professionnelles et chaleureuses, à la hauteur de l'événement et des artistes programmés.

Vous êtes à la fois organisateur, coordinateur et facilitateur, en lien permanent avec les productions, l'équipe du festival et les services de la Ville.

Tâches principales

Gestion de l'accueil des équipes artistique

• Analyse des contrats de cession, des fiches d'accueil et des riders, négociation avec les productions pour établir les besoins : catering, hébergement, restauration, run, accueil, puis de les mettre en œuvre,
• Edition et envoi des feuilles de route, plannings des artistes et fiches d'accueil pour les équipes artistiques,
• Organisation de l'accueil physique des équipes artistiques,
• Résolution les problèmes logistiques (retards, annulations).

Organisation et mise en place de l'espace loge

• Supervision des opérations de déménagement et d'installation de l'espace loge en lien avec le régisseur de site, l'équipe du Théâtre de la Ville et le service logistique,
• Installation et préparation des espaces loges,
• Planification nettoyage et réaménagement,
• A l'issue du festival, inventaire et rangement du mobilier et équipements propres à l'aménagement des loges.

Gestion des repas et de l'accueil des équipes du festival

• Rédaction et suivi de la consultation pour la restauration des équipes artistiques et de l'équipe du festival en lien avec l'administratrice du festival,
• Mise en œuvre avec le prestataire choisi de la restauration du festival,
• Organisation des catering (gestion des stocks, mise en place...),
• Lien avec le service mécénat autour des dons en nature faits au festival.

Gestion des accréditations

• Recensement des différentes accréditations auprès des productions, des services de la ville et des équipes du festival.

Gestion budgétaire et encadrement de l'équipe d'accueil

• Suivi des dépenses : hébergement, runs, catering et repas,
• Planification du travail et encadrement de l'équipe d'accueil des artistes,
• Rédaction et suivi des consultations et demandes de devis,
• Réception, vérification et classement des pièces comptables,
• Travail sur la question budgétaire avec l'administratrice du festival.

Vous disposez d'une formation supérieure en administration culturelle ou d'un parcours professionnel équivalent.

Vous avez déjà participé de manière opérationnelle à l'organisation et à la gestion d'un festival ou d'un événement culturel d'envergure, idéalement dans un environnement public ou en lien avec une collectivité territoriale.

Le permis B est requis.

Compétences et connaissances attendues

• Vous connaissez les spécificités de l'organisation de festivals, notamment l'accueil d'artistes, la gestion des tournées et les exigences liées aux riders et fiches techniques.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et l'environnement informatique (Excel, Word, logiciels métiers) et êtes à l'aise avec le suivi administratif et organisationnel.
• Une bonne compréhension du fonctionnement et du cadre juridique des collectivités territoriales constitue un véritable atout pour évoluer efficacement dans ce contexte.

Vos atouts pour réussir dans ce poste

• Vous faites preuve d'un excellent sens de l'organisation, avec une capacité à planifier, anticiper et gérer plusieurs sujets simultanément.
• Doté d'un relationnel solide, vous savez instaurer un climat de confiance avec des interlocuteurs variés (artistes, productions, équipes techniques, services municipaux) et gérer les situations sensibles avec diplomatie.
• Vous travaillez avec rigueur, en respectant les procédures administratives, les contraintes budgétaires et les délais.
• Enfin, vous appréciez le travail collectif et êtes capable de coordonner et encadrer une équipe, dans un environnement où la réactivité et l'entraide sont essentielles.

LA VILLE DE VALENCE (DRÔME) se situe au centre d'une agglomération de 227 000 habitants.

Participer au développement culturel de la Ville de valence vous motive ? Faites partie des 1000 agents de la Collectivité qui mettent leurs compétences au service de la Ville.