Secrétaire administratif/Secrétaire administrative (H/F) VIA VOLTAIRE Association

***Prise de poste dès que possible***
L'association Via Voltaire recherche un.e Secrétaire administratif / Secrétaire administrative rattaché.e au pôle : Protection de l'Enfance et Parentalité
Au sein du Pôle Protection de l'Enfance et Parentalité, vous assurez le soutien administratif, organisationnel et logistique indispensable au bon fonctionnement des dispositifs. Véritable interface entre les équipes internes, les familles et les partenaires institutionnels,
Vos missions
1. Soutien administratif aux dispositifs
- Réception, traitement et suivi des demandes
- Gestion administrative des dossiers liés aux dispositifs du pôle
- Interface administrative avec les partenaires institutionnels et opérationnels
2. Organisation et planification
- Organisation des rendez-vous avec les familles et les enfants
- Coordination des agendas des professionnels
- Gestion et mise à jour du planning quotidien des psychologues
- Réservation et gestion des bureaux (interne et externe)
3. Suivi administratif des professionnels
- Gestion des fiches de présence
- Appui administratif au suivi de l'activité des psychologues
- Transmission des informations nécessaires au bon fonctionnement des équipes
4. Appui à la vie institutionnelle
- Participation à l'organisation des réunions d'équipe
- Organisation administrative des APP (planification, convocations, relances)
- Soutien logistique et administratif aux actions transversales du pôle
5. Accueil et communication
- Accueil téléphonique et physique des familles et partenaires
- Diffusion des informations utiles auprès des équipes et partenaires
- Contribution à la qualité du lien administratif avec les usagers
Environnement de travail
Vous travaillez en étroite collaboration avec :
- Le Responsable du Pôle Protection de l'Enfance et Parentalité
- Les psychologues du pôle (lien quotidien)
- Les familles et enfants accompagnés
- Les partenaires institutionnels, notamment le Département
- Les autres services de l'association (pôles, RH, finances, services administratifs)
Mobilité
Le poste implique des déplacements ponctuels sur l'ensemble du territoire départemental, selon les besoins du service, ainsi qu'une participation à des réunions internes et externes
Profil recherché
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
- Expérience exigée dans le secteur associatif ou médico-social
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, etc.)
- Sens de l'organisation, rigueur et discrétion
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Sensibilité aux problématiques de protection de l'enfance appréciée
Contrat : CDD - 6 Mois
Durée du travail : 17,5 h/semaine: jours et horaires à définir selon disponibilités.
Lieu de travail : siège de l'Association Via Voltaire à Montpellier (déplacements possibles sur le territoire de l'Hérault)
Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à : M. Frédéric COULAMA Directeur
En précisant la référence : Secrétaire administratif / Secrétaire administrative - Pôle Protection de l'Enfance