Secrétaire d'agence H/F - INFREP Boulogne INSTITUT NATIONAL DE FORMATION ET DE REC

VOTRE MISSION :
Sous l'autorité du Responsable d'Agence, le (la) Secrétaire d'Agence est chargé(e) de
l'accueil du public, du traitement des documents administratifs internes et externes et du
traitement des documents administratifs liés à l'exploitation dans le cadre de consignes
générales permanentes. Il (elle) peut être appelé(e) à prendre des initiatives pour adapter les
instructions et en prévoir les moyens d'exécution.
VOS PRINCIPALES RESPONSABILITES :
Gestion de l'accueil et des flux
- Gérer le standard téléphonique, s'assurer des traitements des messages, prendre des
rendez-vous ou les confirmer
- Assurer le premier niveau d'information et orienter les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil physique et renseigner sur les activités de l'agence
- Traiter le courrier, frapper les courriers et les documents, alimenter le chrono courrier
(départ et arrivée)
- Réceptionner, distribuer les mails et s'assurer de leur traitement
Gestion administrative des stagiaires
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires, recueillir les pièces auprès des
formateurs, constituer le dossier, le contrôler et le transmettre à l'organisme concerné
- Elaborer et transmettre aux stagiaires et aux organismes concernés, les documents
administratifs relatifs à la réglementation interne (documents de gestion
administrative, documents qualité QUALIOPI.) et externe (sources légales, cahiers
des charges clients.)
- Editer les feuilles d'émargement et instruire les états de présence
Gestion administrative des actions de formation
- Instruire et transmettre aux Services Généraux les éléments permettant l'établissement
des différents types de contrats de travail, s'assurer qu'ils sont renseignés et visés
- Créer la fiche OP à partir de la convention puis transmettre cette dernière aux Services
Généraux
- Etablir les conventions de formation
- Recueillir de manière continue les informations concernant les entreprises et les
stagiaires auprès des formateurs, les saisir dans la base de données
Gestion administrative des fournisseurs et des achats
- Gérer la maintenance du photocopieur et déclencher des demandes d'intervention
- Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau
- Préparer et transmettre les documents d'achat et d'investissement aux Services
Généraux
- Faire l'imputation et le suivi des factures fournisseurs, les enregistrer dans la matrice
du budget mensuel
- Transmettre ces factures aux services généraux
Gestion administrative des clients
- Préparer les factures, les transmettre aux clients et transmettre une copie aux services
généraux
- Mettre à jour les fiches OP, suivre les règlements et réaliser les relances téléphoniques
- Recueillir les données concernant le budget mensuel de l'agence, faire valider le
budget par le responsable d'agence et transmission aux Services Généraux
Relations internes/externes
- Avec les Services Généraux pour faire remonter les informations administratives,
comptables et financières
- Avec le Responsable d'Agence pour recueillir des informations et les faire valider
- Avec l'équipe pédagogique pour les situations et démarches administratives des
stagiaires
- Avec les organismes en charge de la gestion administrative relative aux stagiaires
- Avec les clients pour les démarches administratives
PROFIL RECHERCHE :
- Formation en secrétariat, assistanat ou gestion administrative.
- Expérience appréciée dans un organisme de formation ou un environnement similaire.
- Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.
- Sens de l'organisation, rigueur et discrétion.
- Excellent relationnel, sens de l'accueil et capacité à gérer plusieurs tâches
simultanément.
- Autonomie et esprit d'initiative.