Assistant planification H/F IRIAN TECHNOLOGIES

L'entreprise Irian technologies recherche un/une assistant(e) planification qui sera rattaché(e) au service technique.
L'assistant(e) planification assure le support administratif et logistique indispensable aux équipes de terrain (metteur au point). Elle fait le lien entre les impératifs techniques, les exigences de sécurité des clients et la gestion logistique des déplacements.
L'assistant(e) planification aura pour missions :
Concernant la planification et support opérationnel :
- Aide au planning : assister le responsable technique dans l'élaboration et la mise à jour des plannings d'intervention des metteurs au point
- Anticipation : alerter sur les chevauchements de missions ou les besoins en ressources
- Logistique : Gérer les réservations de déplacements (hôtel, transport, véhicule de location) en respectant le budget et la politique de l'entreprise
- Répondre au téléphone lorsque l'assistante de direction est absente.
Concernant la gestion des accès et autorisations :
- Dossier d'autorisation : gérer les demandes d'accès sur les sites clients (badges, habilitations spécifiques, autorisations préfectorales si nécessaire)
- Conformité : transmettre les documents administratifs des techniciens (pièce d'identité, attestation de formation, habilitations électriques) pour validation par les services sécurité des clients.
- Suivi : assurer le renouvellement des autorisations avant leur date d'expiration
Concernant la gestion documentaire et relation client
- Suivi des rapports : collecter les rapports d'intervention auprès des metteurs au point à l'issur de leurs missions
- Contrôle de forme : s'assurer que les rapports sont complets, correctement nommés et conformes à la charte de l'entreprise avant envoi
- Expédition : envoyer les rapports finaux aux clients dans les délais impartis (via portail client, mails ou courriers)
-Archivage : classer et archiver numériquement l'ensemble des dossiers d'intervention.
Horaires de travail du Lundi au Vendredi de 8h/9h à 16h/18h