Office Manager & Responsable Administration des Ventes F/H Recruteur partenaire

Au sein de l'agence Bespoke, nous recherchons un(e) collaborateur(trice) polyvalent(e) pour structurer notre organisation administrative. Rattaché(e) à la Direction, vous intervenez sur trois volets stratégiques : la gestion administrative des ventes (ADV), le bon fonctionnement des locaux et le support de direction.

Vos Missions :

1. Administration des Ventes (ADV) - Spécialisation Média

Vous assurez la fiabilité du cycle de facturation et le suivi des marges.

• Facturation : Émission et envoi des factures clients ; suivi des achats média auprès des différentes régies (Google, Meta, DSP/Programmatique).

• Contrôle de gestion média : Réconciliation mensuelle entre les rapports d'investissements média et la facturation réelle (détection et correction des écarts).

• Recouvrement : Suivi des échéances, relance clients et gestion des litiges de facturation en lien avec le service comptable.

• Suivi administratif : Mise à jour du CRM, validation des bons de commande et archivage des contrats.

2. Office Management & Services Généraux

Vous garantissez un environnement de travail fonctionnel et organisé.

• Gestion des prestataires : Pilotage des contrats (ménage, maintenance, assurances, énergie) et interface avec le bailleur.

• Logistique interne : Gestion des stocks (fournitures de bureau, consommables cafétéria) et des commandes.

• Accueil : Réception physique des visiteurs et gestion des coursiers/colis.

3. Assistanat de Direction

Vous apportez un support opérationnel quotidien à la Direction.

• Gestion d'agenda : Planification et optimisation des emplois du temps complexes.

• Organisation de réunions : Logistique des déjeuners d'affaires, réservation de salles et coordination des séminaires.

• Administratif divers : Traitement des notes de frais, organisation des déplacements professionnels et aide ponctuelle à la mise en forme de documents.

• Expérience minimum : 4 ans sur un poste similaire, idéalement en agence média, agence de publicité ou structure digitale (la connaissance des cycles de facturation média est un vrai plus).

• Compétences techniques :

  • Maîtrise parfaite de tableurs comme sheet/excel (tableaux croisés dynamiques pour la facturation).

  • Aisance avec les outils de gestion / facturation.

  • Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.

• Soft Skills (Savoir-être) :

  • Rigueur extrême : La partie ADV ne permet aucune erreur de chiffre.

  • Sens du service : Vous aimez faciliter la vie de l'équipe et de la direction.

  • Discrétion : Manipulation de données confidentielles (facturation, agendas…).

  • Débrouillardise : Capacité à trouver des solutions rapides (logistique parisienne, imprévus).

Bespoke est une agence Conseil en Performance, Media & Shopper.

L'agence a la spécificité de disposer de tous les métiers du parcours d'achat Consommateur, convaincue que la différence dans l'accompagnement des marques se fait dans la compréhension de l'ensemble du funnel.
Née de l'expérience Shopper en points de vente, puis par acquisitions externes de pure-players digitaux, Bespoke a construit une offre complète de la création au point de vente en passant par le média et la performance digitale.
Sa mission : aider les marques à sortir du rang en développant leur singularité, une singularité augmentée, tant dans la création que dans l'amplification.

Découvrez le manifeste Bespoke, augmented singularity : https://www.youtube.com/watch?v=O4lWg8z7tLU

Avec 200 experts et plus de 300 clients, Bespoke capitalise des références comme Biocoop, Bureau Vallée, Besson Chaussures, Air Caraïbes, EDF, Disneyland Paris, Volcom, Leroy Merlin,
Decathlon, Millesima, Maison Chopard, Comptoir des Cotonniers, Princesse tam.tam, Société Générale, Stellantis, Midas, Michelin, Bonduelle, Mondelez, Delonghi, Baron Philippe de Rothschild…

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

Nous sommes labellisé Best Worplace Experience par Speak & Act (***).

Participer à une aventure à taille humaine parmi 230 passionnés, chacun spécialiste d'un levier du marketing, engagés et désireux de développer toujours plus loin les synergies et les innovations du groupe.

Intégrer une équipe qui a un objectif commun : prendre du plaisir en travaillant ;-)

Green Addict, nous avons la passion de nos métiers, l'engagement respecté envers nos clients, la bienveillance et l'esprit tribal dans toutes nos actions !