Gestionnaire administratif(ve) / Assistant-e de direction (H/F) Recruteur partenaire

***Prise de poste : 01/06/26
Sous l'autorité de la direction adjointe, le.la gestionnaire administrative et assistant.e de direction contribue de manière transversale à la mise en œuvre de la charte.
Gestionnaire administratif (ve) :
Il/elle assure l'accueil administratif et téléphonique ainsi que la gestion de l'ensemble des courriers entrants et sortants sous formats papier et électronique (assure le bon aiguillage des sollicitations et informations, suit via la GED les réponses aux sollicitations), assure la tenue à jour de l'annuaire des différents correspondants/partenaires. La fonction d'accueil administratif inclut l'accueil physique et l'orientation des élu.e.s et divers partenaires venant en rendez-vous .
Cette fonction d'accueil pourra ponctuellement être élargie au grand public pendant les périodes de congés du / de la chargé.e d'accueil.
Il / elle assure la gestion des stocks de fournitures (suivi des stocks et renouvellement), des publications, des boissons. et apporte de manière générale son appui logistique aux évènements organisés (réservation de salles, inscriptions préalables, suivi des présences.). Il/Elle gère le prêt de matériel aux partenaires (inscription au planning, gestion des conventions de prêt).
Il/elle coordonne les instances en appui à la direction adjointe dans les différentes phases préparatoires, tenue le jour-même et suites de l'instance.
Il/Elle prend en charge l'archivage règlementaire (registre des délibérations, des arrêtés etc).
Assistant.e de direction :
Il / elle appuie la direction dans ses différents besoins, et notamment :
- Gestion d'agenda, organisation de réunions ;
- Organisation des jurys de recrutement ;
- Préparation de fonds de dossiers ;
- Gestion logistique et administrative des déplacements de la direction (réservation véhicules, hébergements, états de frais.).
Il/ elle gère l'agenda des instances dirigeantes, organise les rendez-vous demandés et assure la tenue à jour de l'agenda.
*** Horaires du lundi au vendredi 9h-12h - 14h-17h
*** Local permettant une prise de repas sur place
*** La durée du contrat peut être évolutive
Une connaissance du milieu institutionnel serait un plus