Assistant(e) de Service en Espace Rencontre (H/F) APSIS EMERGENCE

ACTIVITES EDUCATIVES ET SOCIALES
o Accueil et orientation du public, des partenaires et des interlocuteurs (physique, téléphonique, en présentiel) ; prise de messages et fixation de rendez-vous
o Mise à jour des tableaux statistiques et réalisation de graphiques pour le PAEJ
o Planification du comité de pilotage annuel du PAEJ
o Transmission d'informations aux partenaires
o Interface avec les bailleurs pour l'entretien et la réparation des locaux
o Traitement des auditions d'enfants :
o Saisie des ordonnances,
o Rédaction des courriers aux familles,
o Prise de rendez-vous avec les familles et les avocats,
o Lecture des rapports avant transmission au TGI
ACTIVITES INSTITUTIONNELLES ET ADMINISTARITVES
o Gestion du courrier entrant et sortant et acheminement à la poste
o Mise en forme de documents et rapports d'activité (mise en page, impression, reliure)
o Rédaction du courrier du service
o Réalisation de la comptabilité du service E.R (factures, justificatifs, tickets de caisse)
o Réalisation des éléments variables de paie du service
o Gestion des stocks et réapprovisionnement (fournitures, produits d'entretien)
o Facturation CHORUS liée aux auditions d'enfants
o Gestion et archivage des plannings hebdomadaires des équipes (PAEJ, Médiation, Espace Rencontre)
o Tâches de classement et d'archivage
o Participation aux demandes de subvention
o Rédaction des comptes rendus de réunion
o Gestion de l'adresse électronique du service
o Déclaration des sinistres assurances en lien avec l'assistante de direction
o Dénonciation des infractions routières
CONNAISSANCES REQUISES
o Connaissances techniques du métier
o Obligations professionnelles en matière de planification et de suivi
o Gestion administrative des personnels
o Bureautique et informatique
o Implication dans le fonctionnement d'un service
o Centralisation et relaie des informations nécessaires au bon fonctionnement associatif