Assistant.e administratif/ve (H/F) EIVE 86

La marque EIVE se compose de deux agences spécialisées dans la création et l'aménagement paysager, l'entretien de parcs et jardins et l'entretien des rivières et des milieux naturels, à Niort et Poitiers. Depuis sa création, EIVE façonne et met en valeur les paysages. Comme autant d'histoires qui s'écrivent depuis plus de 20 ans, les projets menés au service des collectivités, des entreprises et des particuliers sont portés par des valeurs sociales et environnementales fortes.
EIVE fait partie du Groupe EVHA, qui se compose de 10 structures réunies par le projet collectif de contribuer à l'inclusion sociale et professionnelle par le travail, l'accompagnement, la formation, la mobilité et l'animation du territoire.
Description des missions :
En lien avec les services comptabilité et administratif, vous aurez la charge de la gestion administrative de l'entreprise, notamment :
- Accueillir les visiteurs et assurer l'accueil téléphonique
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier
- Organiser et assurer l'archivage des documents et dossiers
- Transmettre et suivre les demandes de devis
- Veiller à la bonne tenue et à l'organisation des espaces communs (notamment la salle de réunion)
- Gérer les stocks de fournitures de bureau, d'équipements de protection et des consommables nécessaires au fonctionnement quotidien de l'entreprise
- Assurer le suivi des équipements informatiques : relation avec les prestataires, organisation des installations et interventions de dépannage
- Gérer les badges de géolocalisation des véhicules
- Assurer le suivi des contrats d'assurance de l'entreprise
- Réaliser les déclarations en cas de sinistre
- Apporter un appui à la rédaction et au suivi des dossiers de subvention
En lien avec les services RH et paie, vous aurez la charge de la gestion du personnel, notamment :
- Soutenir la gestion administrative des ressources humaines : éditer les contrats de travail et documents administratifs associés
- Réaliser les Déclarations Préalables à l'Embauche (DPAE) en l'absence de l'ASP ou du service RH
- Remettre les documents d'accueil aux nouveaux salariés
- Inscrire les salariés aux visites médicales et en assurer le suivi
- Préparer les éléments variables de paie : états de présence, absences, acomptes, arrêts maladie, accidents du travail, primes
- Assurer le suivi de l'annualisation du temps de travail
- Transmettre les bulletins de salaire aux salariés
- Assurer le suivi des dossiers de formation et le dépôt des documents associés
Profil recherché
Cette offre est faite pour vous si vous êtes titulaire d'un Bac pro, d'un BTS ou d'un titre équivalent dans le domaine administratif et si vous possédez une solide expérience.
De plus, si :
- Vous êtes de nature accueillant(e) et à l'écoute.
- Vous faites preuve de rigueur, de polyvalence et de précision dans votre travail.
- Vous savez organiser vos missions en fonction des priorités et des objectifs fixés.
- Vous êtes discret(e) et doté(e) d'un excellent sens du relationnel.
Alors, vous êtes fait(e) pour rejoindre l'équipe EIVE !
Les avantages que nous vous offrons :
- Prime d'intéressement
- Prime d'assiduité