Assistant commerciale export H/F Proman

Notre client est spécialisé dans la conception et fabrication des machines permettant de traiter les cancer de la prostate.

Mission générale: Assurer le support commercial, administratif, logistique et organisationnel de l'équipe de vente, en interface avec les équipes internes (Marketing, CCC, Affaires Réglementaires & Qualité, Achats, Finance, Magasin, Légal, Ingénieurs d'Application) et les partenaires externes (médecins, distributeurs, centres experts, prestataires), afin de garantir la bonne exécution des projets commerciaux, cliniques et marketing, ainsi que la satisfaction des clients et partenaires.

Détail des activités significatives et connaissances requises du poste:

1. Support commercial & coordination export
• Suivi relationnel quotidien avec les distributeurs, agents, centres experts et clients potentiels.
• Gestion administrative des dossiers commerciaux : élaboration et suivi des offres commerciales et contrats, revues de contrat, fiches Sox, enquêtes Pouey…
• Gestion administrative des contrats de distribution : rédaction des contrats, suivi des échéances, dates d'expiration, renouvellements et rajouts dans eDoc.
• Relances des paiements lorsque nécessaire et suivi des échéances contractuelles (garanties, contrats de service).
• Sollicitation de la cadre d'audit.
2.Organisation des case observations, proctoring et visites cliniques
• Interface avec les distributeurs pour l'organisation des visites (collecte des informations visiteurs, formulaires d'identification, propositions de dates).
• Organisation complète de la logistique : vols, hôtels, locations de véhicules, restauration, agendas détaillés, réunions internes éventuelles, visites usine.
• Gestion des lettres d'invitation et coordination des démarches de visa (collecte des documents, suivi avec prestataires externes le cas échéant).
• Traitement administratif des notes d'honoraires et notes de frais médecins.
• Envoi et suivi des questionnaires de satisfaction post-visite.
• Coordination avec l'équipe d'ingénieurs d'application pour certificat de participation post-visite.
3.Marketing & congrès
• Coordination avec les distributeurs pour la participation aux congrès : stands, sponsoring, inscriptions, badges, supports marketing.
• Organisation logistique des congrès lorsque le distributeur local n'est pas présent.
• Coordination des expéditions des systèmes Focal One et des supports marketing.
• Gestion des Carnets ATA en lien avec la CCI et les transitaires.
• Organisation et suivi du retour des équipements après congrès.
• Participation à des congrès médicaux si nécessaire.

4. Formations distributeurs
• Organisation logistique des formations techniques et cliniques pour les techniciens et ingénieurs d'application des distributeurs.
• Coordination des agendas, déplacements et aspects pratiques des sessions de formation.
• Gestion des lettres d'invitation et coordination des démarches de visa (collecte des documents, suivi avec prestataires externes le cas échéant).
5.Interfaces internes & processus transverses
• Interface avec le département Affaires Réglementaires pour les demandes de registre sanitaire en lien avec les distributeurs.
• Gestion administrative des fournisseurs (création SAP, demandes de RIB), en tenant compte des

PROMAN est le 4ème acteur européen sur le marché du travail temporaire et des ressources humaines. Avec 1 278 agences dans 18 pays dont 400 en France, PROMAN fait travailler 100 000 collaborateurs intérimaires chaque jour. Le Groupe fondé à Manosque en 1990, est le partenaire privilégié de plus de 50 000 entreprises des secteurs comme l'industrie, le btp, la logistique, le tertiaire ou l'automobile. En forte croissance année après année, PROMAN surperforme son marché en 2024 avec un chiffre d'affaires de 4,4 milliards d'euros. L'entreprise familiale compte aujourd'hui 6 500 collaborateurs permanents et doit sa position à ses valeurs fondatrices : le travail, l'agilité, la bienveillance, l'audace, le plaisir et le bon sens.