Assistant de direction H/F Nantes Métropole

Direction Générale Ressources / Département Ressources Humaines Qualité de Vie et Santé au Travail

Ce poste est à pourvoir rapidement

Activités principales :

• Gestion agenda et organisation de réunions

- Organiser les réunions : visualiser les disponibilités, informer les participants sur le contenu et les échéances liées à la réunion, réserver les salles et les matériels nécessaires, rédiger/ mettre en page/ diffuser l'ordre du jour, rédiger et diffuser le compte-rendu

- Gérer l'agenda : analyser la demande, prendre le rendez-vous

• Suivi et gestion de dossiers spécifiques

- Piloter l'organisation de la réunion de direction

- Contribuer, en lien étroit avec la directrice, à l'organisation du groupe de réflexion sur la gestion des personnels communautaires et communaux

- Contribuer à l'animation de l'espace collaboratif DRH, puis animer et piloter l'espace collaboratif QVST

• Rédaction et mise en forme de documents

- Rédiger et diffuser les notes/ courriers/ comptes-rendus

- Mettre en forme les notes/ tableaux Calc/ supports Impress et veiller au respect des chartes graphiques

- Être garant.e de la charte bureautique de la Direction QVST

• Traitement et suivi du courrier

- Réceptionner les courriers entrants, les transmettre au destinataire, réaliser les affectations dans le logiciel courrier, gérer la circulation des parapheurs (suivi)

• Accueil téléphonique et physique

- Accueillir téléphoniquement : réceptionner les appels, analyser la demande, identifier son degré d'urgence, prendre les messages, orienter vers le bon interlocuteur ou le cas échéant renseigner en direct

- Accueillir physiquement : analyser la demande, renseigner ou orienter, participer à l'accueil dans des salles

• Classement, archivage

- Classer les documents papier et électronique, ainsi que les courriels

• Logistique

Gérer les contingences matérielles et les fournitures administratives