Assistant / Assistante de direction (H/F) FEDERATION HOSPITALIERE REGIONALE PACA

L'exercice de la fonction d'assistant.e s'inscrit dans le cadre d'une équipe composée :
o Du Président et des 15 membres du bureau de l'association régionale ;
o D'une Déléguée Régionale ;
o D'une Chargée de mission ;
o D'une animatrice réseau Service Civique ;
o D'une alternante en communication ;
o D'une alternante juriste en droit de la santé.
L'assistant(e) assure la gestion administrative de la fédération hospitalière régionale.
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Sous l'autorité de la Déléguée Régionale et de la Chargée de missions, ses missions sont les suivantes :
o Secrétariat de la délégation régionale : gestion des agendas électroniques et contrôle des échéances de la Déléguée et de la Chargée de missions, organisation des déplacements de la Déléguée, prise de rendez-vous, diffusion de mails d'information ciblés, prise de notes en réunions, rédaction de comptes rendus, enregistrement du courrier arrivé et départ ;
o Préparation et suivi des instances régionales : Convention Régionale (2/an), Conseil d'Administration régional (2/an), réunion du bureau régional (1/mois en visio) ;
o Préparation administrative et logistique des journées de réunions régionales : validation date, envoi invitations, suivi inscriptions, organisation et suivi logistique (location de salle, réservation traiteur) ;
o Préparation de la Journée Régionale annuelle en lien avec le prestataire ;
o Tenue bimensuelle des comptes de l'association en lien avec le cabinet d'expertise comptable ;
o Gestion RH des membres de l'équipe (suivi congés, transmission éléments de paie à la gestionnaire de paie, envoi bulletin de salaire, accueil nouveau salarié et démarches à l'embauche) ;
o Gestion des adhésions : calcul, appel à cotisations et relance des adhésions impayées ;
o Tenue à jour du fichier des adhérents et des différentes listes de distribution