Gestionnaire du bureau de scolarité (H/F) UNIVERSITE POLYTECHNIQUE HAUTS DE FRANCE

Description du service :
Le bureau de la scolarité fait partie intégrante du Pôle Formation et Vie Étudiante de l'Université Polytechnique Hauts-de-France, qui centralise les services d'appui aux étudiants : information-orientation, santé, accompagnement social, insertion professionnelle et suivi des parcours.
Sur le campus du Mont Houy (principal site de l'université à Valenciennes/Aulnoy-lez-Valenciennes), la scolarité est accessible via la Maison des Services à l'Étudiant (MSE), située à l'entrée A du campus.
Mission principale :
Le/la gestionnaire de scolarité réalise les actes de gestion principalement à l'aide du logiciel PEGASE, logiciel de gestion centralisée des cursus des étudiants et notamment les inscriptions administratives, dans le respect de la règlementation en vigueur et en application des procédures de l'établissement, sous l'autorité de la cheffe de bureau de scolarité
Missions ou activités spécifiques liées au poste :
- Informe et conseille les étudiants en vue de leur inscription administrative
* Répondre à l'assistance en ligne (courriel/chatbot)
* Accueillir et informer au guichet et au téléphone.
- Gère les actes liés à la scolarité
* Editer les attestations de réussite.
* Editer les diplômes
* Editer les certificats de scolarité
* Gérer les dérogations (cycle licence)
* Editer les Cartes Multi-Services
* Informer sur les candidatures
* Corriger en masse les incohérences dans l'outil PEGASE (inscriptions et/ou résultats)
- Contrôle les documents administratifs propres à la scolarité
* Vérifier les Procès-Verbaux justifiant l'édition des diplômes
* Vérifier les éléments constitutifs de l'inscription administrative
- Participe au paramétrage du logiciel de gestion de la scolarité PEGASE
* Les Pièces Justificatives nécessaires à l'inscription
* Les montants de droits d'inscription et les motifs d'exonération
* Les calendriers
* L'offre de formation
* Le maquettage des diplômes
Compétences et connaissances requises :
- Formation et/ou expérience professionnelle dans le domaine administratif
- Connaissances de l'environnement et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur
- Aisance dans l'utilisation des outils de bureautique et de communication numérique (traitement de texte, tableur, courriel, diaporama ...)
- Savoir accueillir, conseiller et orienter les usagers (étudiants, stagiaires de la formation continue, apprentis, apprenants étrangers)
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Être capable de respecter des consignes, d'appliquer des procédures
Compétences comportementales :
Sens du relationnel, de la diplomatie et de la pédagogie - Sens de l'organisation et réactivité - Appétence au travail en équipe - Discrétion, neutralité - Autonomie dans le travail Ponctuel - Etre volontaire - Capacité d'adaptation - Fiabilité, vigilance, capacité d'attention
Information complémentaires:
Emploi de catégorie C
CDD d'un an renouvelable