Secretaire administrative H/F Proman

Votre agence d'intérim PROMAN recrute un Secrétaire administratif H/F à temps partiel, (20 heures par semaine)

Dans le cadre de cette mission, vous serez amené à réaliser les tâches suivantes :

- Réceptionner, qualifier et orienter les demandes des prescripteurs et des clients.
- Assurer le lien permanent entre prescripteurs, formalistes et services internes.
- Suivre l'avancement des dossiers et relancer les parties prenantes si nécessaire.
- Garantir la fluidité des échanges et la bonne compréhension des besoins.
- Vérifier la complétude, la conformité et la cohérence des pièces reçues.
- Contrôler la conformité des documents avant transmission aux formalistes.
- Identifier les pièces manquantes ou non conformes et en demander la régularisation.
- Tenir à jour les statuts des dossiers (réception, en cours, en attente, clôturé, rejeté, etc.).
- Informer les clients et prescripteurs de l'avancement des formalités.
- Répondre aux demandes d'information de premier niveau.
- Gérer les incidents simples (retards, pièces manquantes, erreurs de transmission).
- Enregistrer et suivre les abonnements clients.
- Gérer les souscriptions, renouvellements, résiliations et modifications des abonnements.
- Coordonner la diffusion des éditions papier avec les prestataires ou services concernés.
- Traiter les réclamations liées aux abonnements.
- Produire des reportings simples (volumes, délais, incidents, rejets, etc.).
- Participer à l'amélioration des processus internes et outils de suivi.

Pour plus d'offres d'emploi, téléchargez notre application myPROMAN intérimaires sur App Store ou Google Play.

Compétences requises :
- Excellente organisation et rigueur administrative
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec fiabilité
- Très bon sens du service client
- Aisance dans les échanges écrits et oraux professionnels
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, CRM, outils de suivi)

Qualités professionnelles :
- Fiabilité et sens des responsabilités
- Méthode, précision, attention au détail
- Diplomatie, sens de la relation et pédagogie
- Capacité à prioriser et à gérer les urgences

Description du profil candidat recherché :
Nous recherchons un candidat ayant un niveau d'études minimum de Bac +2, idéalement dans les domaines de la gestion, de l'administration, de l'assistanat, du droit ou équivalent. Une expérience en environnement administratif, juridique, formalités, ou services B2B est appréciée. Le candidat doit faire preuve d'excellentes compétences organisationnelles, d'un bon sens du service client et d'une maîtrise des outils bureautiques. La fiabilité, la méthode et la diplomatie sont des qualités essentielles pour réussir dans ce poste.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

PROMAN est le 4ème acteur européen sur le marché du travail temporaire et des ressources humaines. Avec 1 278 agences dans 18 pays dont 400 en France, PROMAN fait travailler 100 000 collaborateurs intérimaires chaque jour. Le Groupe fondé à Manosque en 1990, est le partenaire privilégié de plus de 50 000 entreprises des secteurs comme l'industrie, le btp, la logistique, le tertiaire ou l'automobile. En forte croissance année après année, PROMAN surperforme son marché en 2024 avec un chiffre d'affaires de 4,4 milliards d'euros. L'entreprise familiale compte aujourd'hui 6 500 collaborateurs permanents et doit sa position à ses valeurs fondatrices : le travail, l'agilité, la bienveillance, l'audace, le plaisir et le bon sens.