Responsable administratif H/F Aquila RH

Aquila RH Troyes, agence locale indépendante spécialisée dans le recrutement CDI, CDD, intérim de profils qualifiés, recherche pour son client, société du secteur du BTP, un Responsable administratif H/F en CDI !

Vos missions

Nous recherchons un Responsable Administratif (H/F) passionné(e) et organisé(e) pour un rôle central au cœur de l'entreprise.

Vous serez le véritable chef d'orchestre administratif, garant de la fluidité et de l'efficacité des opérations.

En lien direct avec la direction, les équipes terrains, le pôle comptable et les partenaires externes (clients, fournisseurs, organismes divers), votre impact sera direct et déterminant.

Vous mènerez des missions variées et stratégiques, avec une autonomie et une responsabilité clés :

- Pilotage des Ressources Humaines

• Gestion complète des parcours collaborateurs : De l'intégration (contrats, mutuelle, médecine du travail, cartes BTP, CIBTP) à la gestion des départs (soldes de tout compte).
• Administration de la paie : Saisie rigoureuse des éléments variables via MySylae et suivi des congés, arrêts et absences.
• Accompagnement des talents de demain : Suivi administratif des contrats d'apprentissage et de stage.
• Soutien aux équipes : Impression et diffusion des plannings et feuilles d'heures.

- Comptabilité & Gestion

• Partenariat avec l'expert-comptable : Préparation et transmission des documents comptables.
• Gestion financière opérationnelle : Prise en charge des notes de frais, factures fournisseurs (dont Internet), immobilisations, SCI et loyers.
• Cycle client optimisé : Édition et envoi des factures, bilans, situations et analyses chantiers. Suivi proactif des chantiers terminés non facturés et relances clients, avec appui sur les contentieux si besoin.
• Gestion des flux : Préparation des règlements fournisseurs, suivi des avoirs et réclamation des retenues de garantie (DGD).
• Performance des chantiers : Suivi des tableaux de bord et de l'avancement pour une vision claire de nos projets.

- Administratif Général

• Communication stratégique : Envoi de documents essentiels aux architectes et maîtres d'ouvrage.
• Conformité et gestion : Réalisation des déclarations diverses (ex. assurances chiffre d'affaires), suivi administratif des Consuel.
• Interface essentielle : Gestion du standard téléphonique, prise de rendez-vous et envoi des recommandés.
• Soutien ponctuel : Appui pour les formulaires et démarches clients/fournisseurs.

Poste en journée - du lundi au vendredi - 39h / semaine

Profil recherché

Nous recherchons un talent qui combine expérience, organisation et esprit d'équipe.

• Votre parcours : Vous êtes titulaire d'un Bac+2 minimum et avez déjà prouvé votre valeur lors d'une première expérience significative à un poste similaire.
• Idéalement : Vous avez évolué au sein d'une PME du BTP ou de l'artisanat, ce qui vous a permis de comprendre les spécificités de notre secteur.
• Vos compétences : Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et web (Excel, Word, plateformes administratives) et êtes à l'aise dans les échanges avec les clients et fournisseurs, faisant preuve d'une rigueur exemplaire dans vos suivis.
• Vos qualités : Votre autonomie, votre sens de l'organisation et votre esprit d'équipe sont des atouts essentiels pour réussir dans ce rôle central.
• Un plus : Des connaissances comptables seront fortement appréciées pour vous permettre de prendre rapidement vos marques.

Informations complémentaires

Type de contrat : CDI

Temps de travail : Temps plein

Recrutement en intérim, CDD et CDI de profils principalement CAP à Bac+2 dans les domaines du BTP du Transport & de la Logistique, de l'Industrie & de la Maintenance et du Tertiaire & des Services