Gestionnaire Formation (H/F) GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE

Sous la responsabilité du responsable du service, le / la Gestionnaire Formation (H/F) contribue à l'élaboration et au déroulé du plan de formation ; il / elle a pour mission d'assurer le suivi des actions de formation relevant du plan des pôles d'activités médicales et des directions fonctionnelles.

Il / Elle a également en charge la gestion des formations syndicales.

Il / Elle assure le suivi des stages par comparaison dans le cadre de la mobilité ou des montées en compétences. Il / Elle assure le suivi des dossiers avec la responsable et travaille en étroite collaboration avec les autres gestionnaires du GHRE.

ACTIVITES PRINCIPALES

Mise en œuvre du plan de formation

• Accueil, orientation, conseil et information aux agents de l'établissement dans le domaine de la formation

• Prise de contact avec les formateurs internes et prestataires externes pour mettre en œuvre les formations

• Suivi des devis et des conventions de formation

• Déploiement du calendrier des formations, mise à jour et diffusion des programmes

• Création des dossiers dans le logiciel de gestion de la formation (GESFORM)

• Recueil des inscriptions et constitution des groupes en tenant compte des pré requis, du public, des priorités, de la répartition et de l'équilibre entre les stagiaires

• Suivi des stages par comparaison, convocation, convention, tableaux de bord pour les stages dans le cadre de la mobilité

• Accompagnement des utilisateurs à l'utilisation du logiciel GESFORM

• Aide technique et support : gestion des inscriptions, extractions.

Gestion administrative et logistique de la formation

• Envoi des convocations, préparation des feuilles de présence

• Organisation de la venue et de l'accueil des formateurs

• Gestion logistique des sessions : matériel, salles, repas

• Suivi des formations en motivant les refus, annulation et absences

• Envoi des attestations de présence

• Classement et archivage des dossiers.

Gestion financière de la formation

• Remboursement des frais de déplacements pour les actions intra et externes

• Suivi des factures des prestataires externes

• Suivi budgétaire des pôles d'activités médicales et des directions fonctionnelles

• Participation à la clôture financière de l'ANFH semestrielle et annuelle.

Reporting et suivi de l'activité

• Participation à l'élaboration du bilan d'activité et réponses aux demandes ponctuelles d'historiques agent, formateurs et directions

• Participation aux réunions de service.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

Poste mis à la vacance: CDD 6 mois (avec renouvellement possible) / Mutation / Détachement

Lieu de travail : Site Hospitalier Broussais de Saint-Malo (35)

Horaires de travail : Temps complet sur la base de 35 heures / semaine. Participe à la continuité du service.

Niveau de recrutement : Catégorie C - grade d'adjoint administratif

Expériences et connaissances

• Expérience dans le domaine de la formation ou des ressources humaines

• Connaissance des organisations de la Fonction Publique Hospitalière

• Connaissance de la législation en matière de formation professionnelle continue.

Compétences et qualités

• Savoir analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs à son activité

• Classer des données, des informations, des documents

• Conseiller et orienter les choix des personnes

• Gérer un budget et optimiser la gestion financière propre à son activité et rapporter à sa hiérarchie tout risque d'écart

• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, dans le respect de l'orthographe et de la grammaire

• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

• Savoir travailler en équipe

• Avoir de bonnes capacités d'adaptation

• Faire preuve de rigueur

• Avoir le sens de l'accueil et de l'écoute (physique ou téléphonique)

• Faire preuve de disponibilité si nécessaire

• Respecter le secret professionnel et la discrétion nécessaire.

Poste ouvert à tous et aux personnes en situation de handicap.

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Vous souhaitez mettre vos compétences administratives et votre rigueur au service du bon fonctionnement d'un hôpital public ? Au sein de la Direction des Ressources Humaines du GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE, le Service Formation & GPMC recrute un.e Gestionnaire Formation (H/F) à temps plein.