Chargé de gestion "Vacances Enfants" (H/F) ASSOCIATION DEPARTEMENTALE DES PUPILLES

MISSIONS PRINCIPALES
Au sein du Pôle Education - Loisirs - Vacances - Culture, le (la) chargé(e) de gestion participe à la mise en œuvre des séjours enfants de l'été 2026 en assurant la gestion administrative et commerciale des inscirptions. Les principales missions sont :
Accueil des usagers :
- Réponse téléphonique aux sollicitations téléphoniques des familles et inscrivants
- Traitement des courriels des familles et inscrivants
- Accompagnement au choix du séjour et à la démarche d'inscription
- Participer à l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection
- Transmission des documents de séjours aux familles
Administration des ventes / inscriptions :
- Traiter les inscriptions dans le logiciel interne et les autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur
- Réceptionner, vérifier et classer les dossiers d'inscription
- Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque, relance
- Assurer le suivi des dossiers en lien avec les partenaires financiers et administratifs
- Etablir la facturation des inscriptions
Administration du service / association :
- Participer occasionnellement à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départs
- Assurer des présences lors des départs et retours de séjours
- Assurer ponctuellement le secrétariat du service ou de l'association
PROFIL
Savoir-faire
- Réelle aptitude à l'expression orale et écrite avec une maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe.
- Aisance normale à manier les chiffres
- La maîtrise de la suite google et des outils informatiques de bureautique
- Capacité d'adaptation rapide à un nouveau logiciel informatique de gestion et de facturation
Savoir-être
- Rigoureux.se, curieux.se, organisée.e
- Sens de l'accueil, de l'écoute et de la bienveillance envers les familles et les interlocuteurs
- Grande autonomie et sens de l'initiative.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais
- Sens des priorités et capacité à faire face à des situations d'urgence ou imprévues
- Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec différents interlocuteurs
Formation et expérience
- Une formation Bac + 2, spécialisée commerciale ou assistance administrative en tourisme
- Une expérience de la relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct)
- Une connaissance de l'univers des colonies de vacances sera fortement appréciée
CONDITIONS
- CDD saisonnier de 6 mois
- Poste basé à Lille (Nouveau Eco-quartier Fives Cail)
- 39 heures hebdomadaires avec 1 journée de repos toutes les 2 semaines
- Travail exceptionnel le week-end ou en soirée (période estivale)
- Rémunération : Groupe B - Coefficient 285 de la convention collective ECLAT (hors ancienneté conventionnelle) soit 2050 € brut mensuel.
- Prise en charge à hauteur de 50% des abonnements transport pour se rendre sur le lieu de travail
- Chèques déjeuner
- Mutuelle d'entreprise (prise en charge 50%)