Gestionnaire formation - Qualiopi F/H Elior

Valoriser vos connaissances et les mettre en pratique dans une entreprise en plein développement ? Voici l'opportunité à saisir ! #LeJobQueJeVeux

Rattaché(e) à la responsable du service formation, vous missions sont les suivantes :

A. Annonce des formations :

Réception et planification :

Réception du planning des formations le 15 de chaque mois pour le mois suivant par le Responsable Hôtellerie de Santé
Point mensuel avec le Responsable pour préciser les actions à mener.
Communication :

Création et envoi des courriers d'annonce de formation aux clients via la boîte mail du service formation.
Archivage des courriers d'annonce dans les dossiers appropriés.

B. Rapports de formation :

Réception et traitement des rapports de formation des formateurs.
Extraction des informations des stagiaires et création des courriers de rapport de formation.
Envoi des rapports aux clients et archivage des courriers.
Scanner et archiver les rapports de formation, fichiers stagiaires, protocoles, feuilles de présence, etc.

C. Préparation et logistique pour les formations encadrement :

Récupération des listings des participants et préparation des convocations nominatives.
Envoi des convocations et gestion de la logistique (salle, matériel...)

D. Suivi administratif :

Gestion des documents :

Centralisation du recueil des besoins auprès de RRH et des Responsables Formation.
Création et envoi des conventions de formation (collecte du nombre de personnes, nom des sites, dates...)
Mise à jour et gestion des fichiers stagiaires (noms, date de naissance, horaire de travail…)
Facturation et suivi des paiements

Suivi mensuel des réalisations pour la facturation par entité (ESPS, ERHS, SES, DBG).
Coordination avec le service comptabilité pour la génération et l'envoi des factures.
Prise en charge AKTO :

Dépôt des certificats de réalisation, feuilles de présence et factures sur la plateforme AKTO.
Archivage des factures et des feuilles de présence.
Suivi des paiements et rapprochement des dossiers de paiement.
Suivi des indicateurs :

Reporting sur la base des indicateurs attendus

E. Gestion des supports et livrables de formation :

Stock et commandes et /ou impression, préparation :

Gestion du stock des livrets de formation, commande et suivi de la facturation.
Préparation et impression des dossiers de formation en relation avec les formateurs

Formation :

Bac +2 à Bac +3 en Ressources Humaines

Expérience professionnelle :

2 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire dans le secteur de la formation professionnelle, idéalement dans un organisme de formation.
Expérience avec les plateformes de déclaration de formation (comme Akto), maîtrise des procédures Qualiopi, gestion de la facturation et des paiements.

Compétences techniques :

Excellence maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Connaissance des bases de données.
Excellentes compétences en communication écrite et orale.
Bonne maîtrise de Qualiopi

Qualités personnelles :

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
Attention aux détails et précision dans le travail administratif.
Capacité à travailler de manière autonome.
Capacité à collaborer efficacement avec différents services et partenaires.

Rémunération : 30 k€ - Agent de Maîtrise