Assistant / Assistante de direction Clara Inc.

Ce poste s'adresse à une personne de confiance, aimant la polyvalence et dotée d'un fort sens
du service.
Rattaché-e au Président et au Directeur Général, vous serez impliqué-e dans le quotidien de la
Direction, mais aussi dans des sujets transverses liés à la stratégie, aux relations
institutionnelles et à la communication interne et externe.
Vous serez notamment en charge de :
1. Coordination de la Direction
- Organisation de l'agenda, planification et priorisation des rendez-vous
- Préparation et suivi des réunions : ordres du jour, comptes rendus, logistique, diffusion
- Gestion des déplacements et des réservations (vols, hôtels, repas, véhicules...)
2. Appui administratif & support opérationnel
- Rédaction de notes internes, courriers, rapports, présentations ou supports de
communication
- Suivi administratif de dossiers : conventions de mécénat, notes de frais, bons de
commande, demandes d'achats...
- Gestion des parapheurs, des courriers, des recommandés et du classement
documentaire
3. Interface interne & externe
- Accueil physique et téléphonique en appui de l'assistante standardiste
- Coordination avec les services supports (comptabilité, RH, contrôle de gestion...)
- Lien avec les institutions, collectivités, universités, prestataires, associations...
4. Contribution à la dynamique de groupe
- Organisation logistique d'événements internes (pots de départ, arbres de Noël,
réunions d'équipe)
- Veille sur les appels d'offres : repérage, relecture, préparation des réponses
- Participation à la rédaction de contenus ou d'encarts publicitaires
- Suivi de l'exécution de certains contrats (nettoyage, fournitures, prestations)
Vous êtes à l'aise avec les imprévus et savez gérer plusieurs dossiers simultanément sans
perdre de vue les priorités.
Vos qualités personnelles feront la différence :
- Discrétion et sens absolu de la confidentialité
- Diplomatie, tact et intelligence émotionnelle
- Capacité à composer avec de diverses personnalités, parfois exigeantes
- Sens du collectif, mais aussi autonomie et efficacité dans le travail individuel
- Disponibilité, flexibilité et bonne résistance au stress
Ce poste est fait pour vous si :
- Vous aimez apporter un soutien fluide et structurant à une Direction
- Vous avez le goût du travail bien fait,
- Vous avez une excellente expression écrite et un bon niveau de synthèse.
- Vous avez le sens du service, tout en posant des limites si nécessaire
- Enfin, vous êtes à l'aise avec l'outil informatique, les logiciels de bureautique, les
outils collaboratifs, et vous avez un niveau d'anglais professionnel (écrit surtout)
Horaires classiques (8h-16h), avec une certaine souplesse attendue