Assistant.e de service H/F Nantes Métropole

Vos missions auprès de la responsable du Pôle territoires éducatifs seront d'assurer :

L'assistanat du pôle

• Gérer l'agenda de la responsable et assurer l'accueil téléphonique
• Organiser les réunions et comités de pilotages internes et partenariaux
• Rédiger des comptes-rendus, courriers et courriels
• Compiler, actualiser et suivre les fichiers, tableaux de bord de la direction en lien avec les assistantes territoires

Le suivi des courriers affectés aux territoires

• Préparer, mettre en forme, avec la responsable, les courriers de réponse aux interpellations des parents d'élèves
• Assurer la coordination du traitement du courrier avec les assistantes territoires

La préparation des événements du pôle et de la direction

• Apporter un appui à la préparation des 2 journées annuelles inter métiers
• Appuyer l'assistante de direction, la responsable de pôle et/ou les responsables de territoires dans la préparation des séminaires
• Participer à la coordination des territoires et l'organisation logistique du 'Mois bien grandir'

Le suivi des données de pilotage des territoires en lien avec les assistant.e.s territoires

• Elaborer et tenir différents tableaux de bords
• Garantir la mise à jour des chiffres clés de la direction
• Tenir à jour les données d'activité des territoires
• Assurer le suivi du tableau général des réunions de conseils d'écoles et du classement des notes et PV, le suivi qualitatif et quantitatif des sujets traités et centraliser les présences des élus et des directions d'accueils périscolaires

La participation à la continuité de service :

• Relever et traiter la boite &education pour les sujets relatifs au pôle
• Tenir à jour le calendrier &education pour les réunions initiées par le pôle
• Contribuer à la note de gestion des congés et permanences avec la responsable et à la coordination de la gestion des grèves
• Suppléer en cas d'absence les assistante de direction, de pôle ou de territoire

La participation à la formalisation de processus de travail et du projet de pôle

• Tenir à jour les répertoires numériques communs de la direction.

Assurer la cohérence et le respect des règles de classement

Le relais en terme de communication

• Participer au comité éditorial de l'espace collaboratif de direction et recenser les sujets du pôle à relayer dans les différents supports

Horaires variables (badgeage)
Disponibilité horaire (réunions ponctuelles en soirée)
Congés à prendre en priorité pendant les vacances scolaires