Assistant / Assistante administration des ventes (H/F) ARKANCE SYSTEMS

ARKANCE, le premier partenaire de la digitalisation pour les secteurs de la Construction, de l'Industrie et de l'Infrastructure, recrute un-e Order Admin. Vous souhaitez rejoindre notre équipe ? Envoyez votre candidature !

Résumé du poste :
- ARKANCE, filiale du Groupe Monnoyeur, est un leader en France et en Europe dans le développement et la commercialisation de logiciels et de solutions pour les secteurs du Bâtiment, des Infrastructures et de l'Industrie.
- Le poste Order Admin est un poste d'Administrateur des ventes, responsable de la gestion des transactions du cycle Order-to-Cash, depuis l'engagement du client / les bons de commande signés jusqu'à la facturation et l'encaissement, ainsi que des transactions associées du cycle Purchase-to-Pay.
- L'équipe Order Admin couvre l'ensemble des activités de l'entreprise : revente de logiciels ADSK et autres éditeurs, nos propres logiciels IP, et les services. Elle inclut également des responsabilités opérationnelles liées au modèle d'agence ADSK.

Responsabilités : (liste non exhaustive pouvant être élargie selon les besoins)
- Gérer les transactions opérationnelles côté clients : création des commandes à partir des devis signés, émission des factures dans les délais, émission et gestion des avoirs, enregistrement de toutes les transactions dans l'ERP.
- Gérer les transactions opérationnelles côté fournisseurs : gestion des bons de commande avec les fournisseurs, enregistrement des factures reçues, gestion des avoirs, enregistrement dans l'ERP.
- Plus particulièrement sur les Services, coordonner le suivi de facturation des projets en coordination avec les équipes incluant le Consulting, le Développement, la Délégation et la Formation (Gestion complète du processus incluant les conventions, feuilles de présence, attestation Qualiopi..).
- Gérer les processus liés au modèle d'agence ADSK : support à l'encaissement ADSK et rapprochement entre les devis Netsuite et le rapport de transactions ADSK, contrôle des commissions reçues avec les équipes de Vente (Sales).
- Assurer en particulier la coordination avec l'équipe Service pour garantir l'exactitude des données de service dans l'ERP, permettant une facturation correcte.
- Gérer le processus de recouvrement avec un suivi périodique (appels ou messages clients), avec un objectif de 15 % maximum de créances clients en retard.
- Participer aux réunions mensuelles sur les retards avec les équipes ventes et comptabilité.
- Réaliser des tâches administratives ponctuelles et être le point de contact de l'accueil téléphonique et physique.
- Contrôler l'exactitude des données dans l'ERP : détails des commandes clients et fournisseurs, contrats, données clients et fournisseurs.
- Coordonner la clôture mensuelle avec l'équipe comptable pour garantir la production des données dans les délais.
- Coordonner avec les équipes Order Admin d'ARKANCE en EMEA.

Profil recherché :
- Expérience réussie dans un poste similaire d'administration des ventes
- Expérience dans des groupes internationaux et des entreprises de taille moyenne
- Esprit d'équipe orienté business et solutions
- Rigueur et autonomie
- Facilité à communiquer en interne et auprès des tiers
- Dynamique et flexible pour s'adapter aux changements
- Anglais professionnel, à l'oral comme à l'écrit