Assistant administratif - Centre de formation Le CabRH

Le CabRH recherche un Assistant de Gestion H/F pour un centre de formation aux nouveaux métiers du bâtiment, situé à Vitry-sur-Seine (94).
Ce centre de formation dédié aux métiers du bâtiment durable. Il forme apprentis et professionnels aux nouvelles compétences du secteur : transition énergétique, construction écologique et innovation numérique.
Rassemblant plusieurs pôles d'expertise (électricité, génie climatique, couverture, peinture, etc.), il accueille plus d'un millier d'apprenants chaque année dans un environnement moderne et écoresponsable, en lien étroit avec les entreprises du secteur.

Le poste :

Rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière, l'Assistant·e Administratif·ve des Contrats d'Alternance assure la gestion complète des aspects administratifs et financiers liés aux contrats d'apprentissage et de professionnalisation.
Il/elle garantit la conformité des dossiers, le bon déroulement des inscriptions, le suivi des conventions financières et des relations avec les entreprises et les financeurs.

Pour ce faire, vos missions seront les suivantes :

Gestion des inscriptions administratives

Enregistrer et suivre les préinscriptions et inscriptions des apprenants via le logiciel de gestion (type Yparéo).

Vérifier la conformité des pièces administratives et assurer la complétude des dossiers.

Envoyer les courriers d'admissibilité et attestations nécessaires.

Accompagner les candidats et entreprises dans les démarches administratives liées à l'entrée en formation.

Réalisation et suivi des contrats d'alternance

Élaborer les contrats d'apprentissage et de professionnalisation et leurs conventions financières.

Assurer la transmission et le suivi des documents auprès des entreprises et des OPCO.

Gérer les avenants, suspensions, ruptures et situations particulières (handicap, titres de séjour, etc.).

Maintenir une traçabilité claire et un archivage rigoureux des documents contractuels.

Suivi financier et facturation

Réceptionner et contrôler les accords de prise en charge des OPCO.

Établir les factures et suivre les paiements conformément aux conventions financières.

Relancer les financeurs en cas de retard et gérer les avoirs en cas de rupture.

Tenir à jour les tableaux de suivi de la facturation et des créances.

Suivi de la qualité et de l'amélioration continue

Appliquer les procédures internes et les exigences du référentiel qualité.

Contribuer à la rédaction et à la mise à jour des modes opératoires administratifs.

Participer aux audits internes et au suivi des actions correctives.

Soutien administratif et reporting

Alimenter les outils de suivi (contrats, titres de séjour, paiements, RQTH, etc.).

Participer à la gestion administrative des factures fournisseurs (Weproc ou équivalent).

Contribuer à diverses tâches administratives en appui à la direction administrative et financière.

Votre profil :
De formation supérieure en gestion administrative, RH ou gestion d'entreprise (Bac+2/3), vous justifiez d'une première expérience réussie dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur de la formation ou de l'éducation (CFA, organisme de formation, OPCO, etc.).
Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Une connaissance de la réglementation de l'apprentissage et des financements OPCO serait appréciée.
Vous disposez de solides compétences rédactionnelles et orthographiques ainsi qu'une bonne capacité à gérer des plannings complexes et à hiérarchiser les priorités.
Enfin, vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur, votre discrétion et votre autonomie. En outre, nous recherchons un profil doté d'excellentes qualités relationnelles et d'un esprit d'équipe développé.
Logiciels utilisés : Yparéo (ou équivalent), Pack Office, Weproc.

La rémunération et les avantages :
Rémunération fixe sur 12,8 mois : 34/36k selon profil.
Statut employé, 35 heures par semaine, 16 RTT.
Tickets restaurants.
Cuisine équipée et parking.