Assistant Administratif (h/f) ADECCO

Dans le cadre du remplacement d'un départ, nous recherchons un(e) : Assistant(e) Administratif(ve), pour accompagner le Directeur de la filiale sur l'ensemble des volets RH, administratifs.

Assistanat/Secrétariat:

- Préparer les bons de commande, suivre et réceptionner les livraisons, vérifier et transmettre les éléments de facturation au service comptable

- Faire un suivi et gérer les commandes des stocks de matériels et fournitures courantes

- Effectuer des missions d'assistanat auprès du service RH

- Gestion des badges et clefs accès aux locaux de l'entreprise

Gestion du standard:

- Réceptionner des appels, accueillir les visiteurs et les clients

- Orienter les visiteurs et les appels vers les différents services

- Répondre aux demandes d'informations/renseignements

- Contrôler l'accès (droit d'accès, type de visiteur, …)

Réception, traitement et diffusion des informations

- Gestion du courrier (réception, distribution, envoi,…)

- Transmettre le courrier aux différents services

- Diffusion des informations (note d'information, note de service) au sein du siège social

Support aux missions de la Direction RH :

- Suivi de différents dossiers paie tels que

o Visites médicales VLG

o Médailles du travail,

o Suivi télétravail

o Constitution des dossiers physiques du personnel

o Dématérialisation des dossiers du personnel

- Suivi des différents dossiers RH:

o Mise à jour des Organigrammes du groupe

o En charge de la diffusion des comptes rendus CSE

QUALITE/HYGIENE/SECURITE/ENVIRONNEMENT

- Appliquer au quotidien la politique Qualité dans le cadre de ses missions

- Garantir l'image de la société auprès des clients et véhiculer une image positive de l'entreprise

LIEN HIERARCHIQUE

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Paie & ADP

COMPETENCES & PRE REQUIS TECHNIQUES

Qualité/Hygiène/Sécurité/Environnement

- Connaître et appliquer les procédures liées à son poste de travail

- Appliquer les consignes et procédures QHSE au sein de son périmètre d'intervention

- Veiller au respect la réglementation en vigueur sur son périmètre d'intervention

Organisation générale

- Connaître l'organisation générale de l'entreprise, ses services, les interlocuteurs et les axes majeurs de la politique de l'entreprise

- Satisfaire les besoins du client interne en termes de délais et qualité de service

Communication

- Accueillir téléphoniquement et qualifier une demande client (interne ou externe)

- Maîtrise de l'expression écrite et orale (orthographe et règle de syntaxe)

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation

• Autonomie, anticipation, capacité à alerter

• Discrétion et confidentialité dans la gestion RH

• Aisance relationnelle et esprit d'équipe

• Sens du service et adaptabilité

• Respect des règles internes, des délais et des engagements

• Professionnalisme dans les échanges écrits et oraux