Valence Romans Agglo - Assistant administratif (h/f) Valence Romans Agglo

Placé sous la responsabilité de la responsable de l'Unité Administrative du service Enfance Jeunesse, vous assistez les responsables d'unité Vacances Loisirs et Animation Jeunesse dans le suivi administratif de leurs activités. Vous êtes ainsi binôme de l'agent d'accueil du bâtiment hébergeant les services Petite enfance et Enfance-Jeunesse. Ainsi, vous assurez principalement les missions suivantes :

Participer au bon fonctionnement du service :

-Remplace l'agent d'accueil du bâtiment pour l'accueil physique et téléphonique du public.

-Garantit la qualité des réponses apportées auprès des jeunes, des parents, des élus et partenaires, dans le cadre de demandes d'informations et/ ou d'inscriptions

-Soutient la préparation logistique de réunions, manifestations, projets et activités organisés par les unités du service

-Rappelle les informations importantes et transmet les messages

-Peut être en soutien des missions de la coordinatrice administrative en période d'activité soutenue (rédaction de courriers, comptes-rendus, soutien administratif à l'unité Information Prévention, etc.).

Effectuer le suivi administratif de l'activité des unités Vacances Loisirs et Animation Jeunesse :

-Est associé à l'élaboration de procédures organisationnelles pour les 2 unités, avec une Anim2Prox à la planification des tâches pour la mise en œuvre et le suivi des activités,

-Réalise les tâches administratives et de gestion au quotidien sur le logiciel NOE ; paramétrage des activités, pointage des présences, facturation des activités aux usagers…

-Prépare les documents que doivent avoir avec eux les animateurs lorsqu'ils encadrent des enfants ou des jeunes

-Réalise la frappe et la mise en page de courriers et prend en charge certaines tâches concernant la diffusion de la communication faite aux familles

-Organise le classement et l'archivage des dossiers papier et numérique et assure le classement

-Prépare les bilans (alimentation de tableaux de bord, documents supports, production de statistiques)

-Est mandataire des régies de recettes pour les encaissements des participations des familles aux activités.

Profil recherché :

• Maîtrise des logiciels de bureautique (pack Office), Outlook et de gestion des ALSH (NOE)
• Maîtrise des techniques de secrétariat et d'accueil
• Bonne expérience du travail organisationnel et de la planification des tâches
• Connaissance du cadre réglementaire de la fonction publique territoriale et des politiques contractuelles initiées par la CAF fortement apprécié
• Aisance écrite et orale
• Discrétion et confidentialité

Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants.

Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.

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