Assistant.e Administratif.tive Technique (H/F) R.E.V.E.S DE MER (RESEAU EUROPEEN DE VAC

REVES de Mer, entreprise du tourisme social et solidaire, spécialisée dans l'accueil de groupes d'enfants et d'adultes pour des séjours de découverte et sportifs recherche son assistant(e) administratif(ve) technique. Ce poste est rattaché au pôle technique qui assure la maintenance des infrastructures de l'entreprise.

Principales missions :
Réceptionner les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les demandes de renseignements relative au pôle technique.
Préparer et rédiger des rapports techniques, des notes de service, des présentations ou d'autres documents techniques nécessaires à l'entreprise.
Assurer le déploiement puis l'administration du logiciel GMAO dédié au fonctionnement du pôle technique permettant de recevoir, enregistrer et suivre les demandes d'intervention technique.
Suivre les déclarations d'assurance, les contrats des prestataires extérieurs, les contrats d'énergie.
Aider à la gestion des projets techniques en suivant les étapes, en mettant à jour les échéanciers, en coordonnant les réunions et en fournissant des rapports réguliers sur l'état d'avancement du projet.
Organiser et maintenir la base de données technique de l'entreprise : la documentation technique telle que les manuels, les procédures et les spécifications techniques, les plans, ...
Collaborer avec des fournisseurs externes ou d'autres partenaires pour obtenir des informations techniques, demander des devis ou organiser des interventions sur site.
Planifier et suivre le temps de travail des équipes techniques.
Assurer une première ventilation comptable liée à la facturation interne des interventions et des achats.
Réceptionner les livraisons aux ateliers.

Détails des activités et tâches :
Gérer les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les correspondances générales.
Planifier et organiser les interventions techniques.
Préparer la documentation et les rapports nécessaires.
Maintenir les dossiers et les bases de données à jour.
Collaborer avec l'équipe technique pour résoudre les problèmes complexes.
Participer à la planification et à l'exécution de projets techniques.
Suivre et mettre à jour les échéanciers, la documentation et les budgets des projets.
Communiquer régulièrement avec les parties prenantes pour assurer le suivi du projet.
Coordonner les déplacements et les réservations pour l'équipe technique.
Émettre des bons d'intervention valorisés pour la refacturation interne des interventions.

Exigences de travail :
Etre capable de communiquer clairement et efficacement avec vos collègues, vos supérieurs et les fournisseurs.
Gérer des calendriers, des documents et des tâches pour vous assurer que tout est bien organisé.
Avoir d'excellentes compétences relationnelles, y compris la patience, l'empathie et la capacité à gérer les plaintes.
Avoir des compétences en gestion de projet, telles que la planification, l'organisation, le suivi des progrès et la coordination des parties prenantes, peut être très utile.
Maitriser l'usage des outils informatiques et numériques pour une digitalisation maximale des process.

Responsabilités au poste :
Vous aidez à coordonner les activités quotidiennes liées aux projets techniques.
Vous êtes responsable de la documentation des processus techniques, des procédures.

Compétences techniques (Savoir-faire)
Avoir une sensibilité aux domaines du technique est appréciée.
Maitriser l'outil informatique, notamment la suite Microsoft Office 365.

Compétences comportementales (Savoir-être)
Etre attentif aux besoins.
Esprit d'équipe
Etre flexible et capable de s'adapter aux changements