Assistante administrative H/F Interis Haguenau

INTERIS INTERIM, recherche pour l'un de ses clients, un(e) Assistant(e) administratif(ve) H/F.

Rattaché(e) à la direction ou au service administratif, vous assurez la gestion administrative des marchés publics et le suivi de la facturation des chantiers.

Etudes
Réalisation des dossiers de réponse aux appels d'offre
Gestion des boîtes mails AO-TELLOS, AO-SER : transfert - réponse - enregistrement
En collaboration avec le bureau d'études, élaborer les dossiers de réponse aux appels d'offres, comprenant
fiches techniques, licences, et documents à collecter et classer
En collaboration avec les services supports, réunir les divers documents nécessaires à la préparation des
réponses aux appels d'offres
En collaboration avec l'acheteur, réaliser les consultations auprès des fournisseurs selon les directives
établies
Assurer une veille sur les appels d'offre
Suivre la bonne exécution des dossiers de réponse aux appels d'offres
Mettre à jour le tableau de suivi des appels d'offres

Gestion des marchés
Préparation, mise-à-jour et suivi des dossiers de chantier
Gestion des marchés : informer le CA et le CDT concerné, saisies de la commande dans IP, création de la fiche client, mise en validation des contrats, création du dossier compelt dans IP et sur le serveur
En lien avec le CDT, mettre à disposition sur le serveur les documents liés à chaque chantier : marché,
commande, plan, DICT, arrêtés, agréments, offre, documents réglementaires, PPSPS, autres...)
Suivi des PV de réception de chantier et enregistrement dans IP
Rassembler les dossiers des ouvrages exécutés (DOE)
Suivre de la clôture des chantiers : récolter la satisfaction client et les certifications de capacités + DGD
Contact privilégié du client pour le volet administratif : obtenir les documents nécessaires, remontées
d'informations, facturation, relance, ...
Suivi financier et gestion de la facturation
Faire le lien avec la comptabilité pour les cessions de marché
Suivre la facturation, préparation et envoi des factures au client
S'assurer de la bonne réception des factures
Réaliser les relances auprès des clients si factures impayées, rechercher la cause du non-paiement des
factures
Envoyer les courriers de mise en demeure en cas de première relance infructueuse
En lien régulier avec le service comptabilité, suivre le réglement des factures
Gérer et suivre les éléments relatifs de facturation en cas de groupement : RG/CB, nantissement, lettres
d'éclatements,...
Mettre en place les cautions bancaires, révisions et actualisation de prix
Optimiser de manière générale la gestion du poste client en collaboration avec le service comptable
Suivre les reporting existants et les faire évoluer
Assurer le suivi des non-conformités et des réclamations clients
S'assurer de la mise à jour des modes opératoires
Garantir la conformité documentaire et la maîtrise des versions
Suivre les indicateurs qualité et élaborer des tableaux de bord

Gestion administrative courante

Gestion des appels téléphoniques adressés au service et informer par courriel les parties concernées des
appels reçus
Assister les Chargés d'Affaires et les conducteurs de travaux dans leurs tâches
Archivage des dossiers
Toute tâche nécessaire à l'amélioration du service

Profil recherché

Formation administrative, gestion ou comptabilité (Bac à Bac+2/3)

Expérience souhaitée dans les marchés publics, idéalement dans le secteur du BTP / TP

Bonne connaissance des procédures de marchés publics

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)

La connaissance de logiciels TP (ONAYA, EBP, Sage, etc.) est un plus

INTERIS, votre partenaire dans le cadre de vos recrutements en Intérim - CDD - CDI, basé à HAGUENAU, vous accompagne dans votre recherche d'emploi et le recrutement de vos futurs collaborateurs dans tous les secteurs d'activité (BTP, Hôtellerie Restauration, Industrie, Logistique, Tertiaire...)
Grâce à son équipe, possédant plus de 15 ans d'expérience dans le domaine du recrutement, vous bénéficierez d'un accompagnement complet et personnalisé.
Nous apportons un soin particulier à l'analyse des candidatures garantissant la sélection des candidats sur la base des compétences et d'un savoir permettant ainsi la bonne adéquation d'un profil avec un poste précis.
Nous privilégions les valeurs humaines qui permettront de développer une collaboration sérieuse et durable avec nos collaborateurs et les entreprises utilisatrices.
La clé de la réussite est le travail d'équipe.