Assistant administratif / Assistante administrative et commercial (H/F) INOVACO

MISSIONS DU POSTE

Dans le cadre des orientations stratégiques du Groupe, ce poste a pour missions de :


- Organiser les flux d'informations

- Décharger l'ensemble du codir

- Gérer tous les aspects administratifs



PRINCIPALES RESPONSABILITES

Dans le cadre des orientations et des missions précitées, ce poste porte les responsabilités suivantes :

1. Administration générale & secrétariat

- Réceptionner, dispatcher, saisir et expédier le courrier

- Participer à l'organisation des réunions du CODIR

- Organiser les déplacements

- Assurer l'accueil des visiteurs

- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques

- Fixer les rendez-vous et les confirmer avec les clients en coordination avec le conducteur de travaux

- Assurer le secrétariat sous forme d'un compte rendu hebdomadaire pour l'ensemble du CODIR

- Prendre en compte, en accord avec le CODIR, toute action permettant de le décharger

- Coordonner et faciliter la circulation d'informations

- Rédiger les réclamations fournisseurs et faire un compte rendu au CODIR

2. Gestion commerciale & relation clients

- Gestion et optimisation du CRM commercial

- Dispatching des demandes sous 2h auprès des commerciaux lors d'une demande de renseignement

- Encaisser et relancer les clients

- Suivi financement clients et aide auprès de ceux-ci pour l'obtention du crédit

- Suivre les dossiers de certification RGE QUALIBAT

- Retrait des dossiers d'appels d'offres

- Suivi et mise à jour des données prospects/clients

3. Gestion administrative & financière

- Rapprochement des réceptions (factures)

- Centraliser les contrats de sous-traitance

- Éditer les factures et faire valider au directeur opérationnel

- Saisir les productions et les facturations