Secrétaire (h/f) ADECCO

L'agence Adecco recrute pour son client, spécialisé dans l'administration publique générale Agent d'accueil/Secretaire H/F Mi temps

Notre client est une entité dynamique et engagée, au service de sa communauté .

L agent d'accueil et de secrétariat a pour rôle d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population. Il accomplit des missions de gestion du courrier, de secrétariat et d'Etat Civil.

Missions / conditions d'exercice :

- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;

- Renseigner sur l'organisation des services ;

- Orienter le public vers les services ou organismes compétents

- Gérer l'affichage d'informations ;

- Rédiger des notes et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles(identité, coordonnées, objet, …) Gestion du courrier arrivé :

- Courrier postal : enregistrement.

- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer aucourrier arrivé lorsque nécessaire.

Courrier au départ :

Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir. Tenir le registre - Tenir le planning de réservation des salles de la commune.

- Assurer la commande des fournitures administratives.

- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs papier ou scannés.

- Actes d'Etat civil

- Urbanisme : Enregistrer et transmettre les dossiers d'urbanisme au service instructeur. Assurer la diffusion des décisions. Assurer l'affichage. Compléter les demandes de renseignements d'urbanisme.

- Maîtrise des techniques d'accueil du public ;

- Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune.

- Bonnes connaissances dans le domaine de l'état civil

- Connaître les applications informatiques professionnelles (Berger Levrault, Xmap, …)

- Maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…) ;

- Maitrise du Français (orthographe, grammaire) et de la rédaction administrative.- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension - Rigueur, sens de l'organisation et respect des consignes.

- Discrétion et confidentialité ;

- Capacité à travailler en équipe

- Savoir gérer la polyvalence et les priorités.

Poste Mi temps