Réceptionniste en hôtellerie ARCHIPEL

Rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable Hébergement ;, vous êtes en relation quotidienne avec les les équipiers, la maintenance, la restauration, le bien-être, le club enfants et les services commerciaux.
RÔLE
- Faire vivre à chaque client un accueil chaleureux, attentionné et professionnel, à la hauteur de la promesse de L'ARCHIPEL et des standards d'un hôtel 4 étoiles. Accompagner le client de la préparation de son arrivée à son départ et contribuer au suivi après séjour selon les procédures définies.
- Assurer la fluidité du séjour, la fiabilité des opérations de réception et la circulation des informations utiles.
Valoriser les prestations de l'établissement et la destination Réunion, dans une démarche de conseil adaptée aux envies du client.
RESPONSABILITÉS :
- Préparation des arrivées : prendre connaissance des réservations, horaires, prestations incluses et demandes particulières ; vérifier les informations utiles et anticiper les besoins avec les services concernés.
- Personnalisation de l'accueil : accueillir les clients sur place, au téléphone et par écrit avec disponibilité ;
adapter sa communication aux familles, clients fidèles, VIP et personnes ayant des besoins spécifiques, dans le respect de leur intimité.
- Arrivée et installation : réaliser les formalités d'arrivée, présenter les espaces et services, expliquer les
modalités du séjour et organiser l'accompagnement ou les bagages selon les standards de l'hôtel.
- Suivi du séjour : prendre en charge les demandes, les transmettre au bon interlocuteur et vérifier leur
réalisation ; s'assurer auprès du client que la réponse apportée correspond à son besoin.
- Réclamations : écouter, reformuler et rechercher une solution dans son périmètre ; tracer la situation et
alerter le responsable pour tout litige, incident sensible ou demande dépassant sa délégation.
- Départ et fidélisation : préparer un départ fluide, recueillir les retours et transmettre les points
d'amélioration ; proposer le dispositif de fidélisation et le suivi après séjour prévus par l'établissement.
GESTION OPÉRATIONNELLE
- Réservations : traiter les demandes et modifications qui lui sont confiées ; vérifier les dates, catégories,
occupations, tarifs, conditions, garanties et prestations, conformément aux consignes Réservations et
Revenue Management.
- Disponibilité des chambres : actualiser les informations dans le logiciel hôtelier ; coordonner les priorités
avec les Étages et vérifier le statut de disponibilité avant toute remise de clé. Signaler immédiatement tout
écart ou risque de survente.
- Facturation : contrôler les prestations imputées, les éléments de facturation et les modalités de prise en
charge ; préparer et expliquer la facture, corriger les écarts selon les autorisations prévues.
- Encaissements et caisse : réaliser les garanties, préautorisations, acomptes et règlements selon les
procédures ; contrôler sa caisse, justifier les écarts et effectuer la passation. Signaler les impayés ou
anomalies au responsable.
- Transmission des informations : tenir à jour les dossiers clients et outils de suivi avec des informations
factuelles, utiles et accessibles aux seules personnes habilitées ; assurer une relève complète entre les
équipes et avec la réception de nuit.
- Coordination interservices : transmettre les demandes avec leur degré d'urgence, préciser le service chargé de l'action et relancer si nécessaire ; suivre les incidents techniques et les changements de chambre autorisés.
- Objets trouvés et bagages : appliquer les procédures de traçabilité, de stockage, de restitution et de
vérification de l'identité ; organiser les demandes avec les équipiers-bagagistes.
Contrat initial évolutif selon satisfaction de l'employeur.