Assistant.e administratif.ve et chargé.e d'accueil H/F (H/F) HABITAT ALTERNATIF SOCIAL

RECRUTEMENT
Assistant.e administratif.ve et chargé.e d'accueil H/F
CDI 1ETP
Lieu de travail : Marseille
Classification du poste établie en référence aux accords collectifs applicables en CHRS
Prise de poste: janvier 2027
Vos missions : un poste clé et polyvalent
En tant que première personne de contact pour nos publics et nos équipes, votre rôle sera essentiel au bon fonctionnement de l'association.
1. Gestion de l'accueil
Accueil téléphonique et physique au siège : vous serez la première personne de contact pour nos visiteurs, partenaires et bénéficiaires.
Traitement des courriers : gestion des courriers entrants et sortants pour l'ensemble de l'association, en veillant à une bonne diffusion de l'information.
Traitement des mails : filtrer, répondre, rediriger les mails reçus sur notre boite principale quotidiennement
2. Assistanat de direction auprès de la Directrice Générale
Gestion d'agenda : planification des rendez-vous et réunions.
Organisation des déplacements de la directrice générale et ses collaborateurs
Soutien administratif : préparation de dossiers, rédaction de comptes-rendus, gestion des documents administratifs, rédaction de courrier
3. Soutien à la communication et à la vie associative
Participation à la communication interne et externe : vous soutiendrez la chargée de communication dans la
Diffusion des messages de l'association (plaquette, bilans d'activités, campagne de mails, publications sur les réseaux sociaux.).
Organisation d'événements et de moments forts pour l'association (assemblées générales, rencontres avec les partenaires, séminaires, fêtes de Noël.).
4. Gestion de la mise à disposition de salles
Assurer la gestion des mises à disposition de la salle auprès des partenaires : traitement des demandes,
Organisation des réservations, suivi administratif et gestion des adhésions associées.
Gestion des prestations complémentaires liées à l'accueil des partenaires : l'accueil, repas, besoins logistiques et suivi du bon déroulement des prestations.
5. Dynamique du siège social
Gestion de l'environnement de travail : affichages, petites commandes, gestion du stock de fournitures.
Bien-être de l'équipe : s'assurer que tout fonctionne bien pour ceux qui travaillent au siège et favoriser une ambiance agréable et collaborative.
6. Un lien humain avec nos résident.e.s
Parce que notre mission repose avant tout sur des relations humaines, vous participerez à des moments conviviaux, comme partager un café avec nos résident.e.s. Ces instants sont essentiels pour renforcer les liens au sein de notre association.
Profil recherché
Nous cherchons une personne polyvalente, rigoureuse et enthousiaste, avec un véritable sens de l'organisation et du relationnel.
- Maîtrise confirmée des outils informatiques et internet : Office 365 (Word, Excel, Forms, Outlook, SharePoint, OneDrive.), environnement internet.
- Connaissance des outils de création graphique (Affinity, Canva.) pour aider dans la communication visuelle.
- Aisance avec les réseaux sociaux et la communication numérique.
- Compétences en rédaction : vous savez écrire de manière claire et pertinente tout en respectant les valeurs et le projet l'association.
- Vous êtes autonome, curieux.se, en recherche constante de solutions, avec une dose de bonne humeur, un vrai sens du service et de l'entraide.
- Organisation, rigueur et esprit d'initiative sont vos maîtres-mots.
- Vous aimez travailler dans une ambiance conviviale, tout en étant force de proposition pour améliorer les outils administratifs et la vie quotidienne de l'association.
- Vous êtes titulaire du permis B.
- Un diplôme dans la gestion administrative, l'assistanat de direction ou le secrétariat est exigé.
Les candidatures doivent parvenir avant le 06/11 à l'attention de Cécile Suffren, Directrice Générale. : Email : ***
LES CV SANS LETTRE DE MOTIVATION NE SERONT PAS TRAITES