Assistant administratif (H/F) UNIVERSITE PARIS XIII.PARIS-NORD

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse avec permanences sur les sites de Bobigny et Saint-Denis
Composante / Service : Direction de la vie étudiante (DVU) / Service vie étudiante
Composition du service (effectifs) : 6
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du service vie étudiante
L'activité peut entrainer des contraintes horaires ponctuelles liées aux variations d'activités du service, notamment en période de rentrée universitaires (horaires prolongés, travail le samedi, déploiement sur les différents sites de l'université).
Le service de la Vie étudiante est un service de la Direction de la Vie Universitaire. Il a un rôle d'information, d'accompagnement et de soutien aux étudiants de l'université.
Il a en charge :
- L'animation de la vie de campus.
- L'accompagnement des associations étudiantes et des initiatives étudiantes.
- L'accompagnement des étudiants en difficulté en collaboration avec le service social du CROUS (restauration, logement),
- L'accueil et l'accompagnement des étudiants internationaux dans leurs démarches administratives,
- L'accompagnement des étudiants en situation de handicap en collaboration avec le service de médecine préventive et les composantes d'USPN
L'assistant(e) en gestion administrative - Chargé(e) du suivi administratif et financier de la CVEC aura pour mission :
Assistante administrative du service de la vie étudiante :
Accompagnement et information auprès des étudiants
Secrétariat administratif (assister le responsable de service dans l'ensemble des activités administratives)
Rédaction des compte-rendu de réunions
Accueil physique et téléphonique, gestion des agendas, des appels téléphoniques, traitement du courrier, mise en signature des parapheurs
Aide à la communication des informations relatives à la politique de vie étudiante de l'établissement auprès de la communauté (ENT, site internet USPN, Gestion des mailings étudiantes, etc.)
Gestion et suivi des outils du pôle : répertoire des contacts, annuaire des associations, archivages, etc.
Gestion de la salle A110
Gestion et suivi des dossiers :
Traitement et suivi des dossiers d'engagement étudiant (UE engagement, Année de césure, etc.)
Suivi des conventions relavant de la Vie étudiante (partenaires extérieurs : Crous, Associations.), dépôt sur I parapheur
Aide à l'organisation de commissions, réunions, évènements vie étudiante :
Convocation des commissions
Réservation de salles
Préparation des dossiers
Rédaction des comptes rendu
Réception des partenaires, livraisons
Participation aux évènements (JPO, Forum des stages, de l'emploi.)
Mise à jour des données sur l'Environnement Numérique de Travail et sur le site de l'USPN
Gestion des mailings étudiants
Supervision et gestion financière de la CVEC :
Gestion et suivi administratif et financier CVEC
Coordination avec la Direction des affaires financière et l'Agence comptable
Organisation des commissions, des points d'étapes avec les utilisateurs de la CVEC
Accompagnement des services dans le montage de leurs projets
Elaboration des indicateurs de suivi des projets financés par la CVEC
Participation aux enquêtes liées à la CVEC et Vie étudiante
L'agent peut être amené à réaliser des missions supplémentaires en fonction de l'activité du service.
Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, Hyperplanning, SIFAC
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel