Assistant / Assistante Ressources Humaines (RH) (H/F) GROUPE M. SERVICE

Groupe M Service est une entreprise spécialisée dans le transport de personnes, notamment dans le transport scolaire et le transport de personnes en situation de handicap.
Dans le cadre du développement de notre activité et afin de renforcer notre organisation administrative et RH, nous recherchons un Assistant Ressources Humaines (H/F) expérimenté.e, rigoureus.e et particulièrement organisé.e.
Ce poste occupe une place centrale dans le bon fonctionnement du service RH. L'Assistant(e) RH assure notamment la fiabilité des dossiers du personnel, le suivi administratif des salariés et le respect des différentes obligations liées à l'embauche et à la vie du contrat de travail.
Elle constitue également un interlocuteur privilégié des salariés pour leurs demandes administratives courantes.
1.Gestion administrative des dossiers du personnel
Constituer, mettre à jour et assurer le classement des dossiers individuels des salariés ;
Vérifier la présence et la conformité de l'ensemble des documents obligatoires ;
Assurer le classement physique et numérique des documents RH ;
Numériser, enregistrer et archiver les différents documents ;
Veiller à la bonne organisation documentaire du service et à la facilité d'accès aux informations ;
Garantir la confidentialité des données et documents relatifs aux salariés.
2. Contrats de travail et documents contractuels
Préparer et éditer les contrats de travail ;
Préparer les avenants, annexes et différents documents contractuels ;
Transmettre les documents aux salariés pour signature ;
Assurer le suivi des signatures ;
Relancer les salariés lorsque les documents ne sont pas retournés dans les délais ;
Vérifier que les contrats et annexes signés sont correctement archivés ;
Assurer le suivi des documents administratifs et obligatoires nécessaires à la constitution des dossiers salariés.
3. Formalités liées aux embauches
Réaliser les DPAE - Déclarations Préalables à l'Embauche ;
Constituer les dossiers administratifs des nouveaux collaborateurs ;
Vérifier la réception de l'ensemble des pièces nécessaires à l'embauche ;
Créer et/ou demander la création des différents accès, comptes et outils nécessaires à la prise de poste ;
Assurer le suivi administratif de l'intégration des nouveaux salariés ;
Veiller à ce que toutes les formalités soient réalisées avant ou au moment de la prise de poste.
4. Suivi administratif des salariés
Répondre aux questions administratives courantes des salariés ;
Orienter les collaborateurs vers le bon interlocuteur lorsque leur demande ne relève pas directement du service RH ;
Assurer les relances nécessaires auprès des salariés pour obtenir les pièces ou informations manquantes ;
Suivre les différentes échéances administratives liées aux dossiers du personnel ;
Maintenir une communication claire, professionnelle et réactive avec les collaborateurs.
5. Gestion des visites médicales
Organiser et assurer le suivi des visites médicales et visites de reprise ;
Prendre les rendez-vous auprès des services de santé au travail ;
Adresser les convocations aux salariés ;
Effectuer les relances nécessaires ;
Suivre les échéances et s'assurer que les visites obligatoires ont bien été réalisées ;
Classer et archiver les attestations et documents correspondants.
6. Participation au recrutement
En soutien de l'équipe en charge du recrutement :
Participer à la diffusion des offres d'emploi ;
Effectuer une première sélection administrative des candidatures ;
Contacter les candidats ;
Organiser les rendez-vous et entretiens ;
Assurer les relances auprès des candidats ;
Participer à la constitution des dossiers administratifs des personnes retenues ;
Faciliter le passage entre la phase de recrutement et l'intégration administrative du salarié.